Chefsekretär (m/w/d)

Chefsekretär (m/w/d) {Kaufmann/-frau - Büromanagement}

Universitätsklinikum Gießen und Marburg GmbH

INNOVATIV, FAMILIENFREUNDLICH, NAH AM PATIENTEN: Das Universitätsklinikum Gießen und Marburg (UKGM) stellt mit rund 10.000 Mitarbeiter:innen an beiden Standorten in Gießen und Marburg die Versorgung unserer jährlich 500.000 Patient:innen auf höchstem medizinischen und pflegerischem Niveau sicher. Am Standort Marburg suchen wir ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt für das Institut für Medizinische Mikrobiologie und Krankenhaushygiene einen Chefsekretär (m/w/d) für eine unbefristete Einstellung in Voll- oder Teilzeitbeschäftigung. Zu Ihre Aufgaben gehören: -das Terminmanagement und die Terminplanung -die Koordination der Zusammenarbeit mit den externen Einsendern, Firmen und anderen klinischen Abteilungen -die Entgegennahme von telefonischen Anfragen und selbstständige Weiterverteilung von Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiterinnen -die selbständige Erledigung der Korrespondenz, Büroorganisation und Ablage -die Organisation von Besprechungen, Fortbildungen, Vorträgen, Konferenzen und Dienstreisen -die Unterstützung des Rechnungsbüros -die Mitarbeit an Projekten der Medizinischen Mikrobiologie und Krankenhaushygiene -das Erstellen von Vorlagen für Briefe, Anträge, Protokolle und Präsentationen -die Unterstützung bei Personalangelegenheiten (Vertragsänderungen, Stellenausschreibungen und Bewerbermanagement, Zeiterfassung und Personalplanung) -die Pflege der Institutswebseite und Zusammenarbeit mit der Presseabteilung des UKGM Wir wünschen uns eine/n Bewerberin mit hohem Engagement, Flexibilität, Teamfähigkeit, professionellem Auftreten (hoher sozialer Kompetenz und guten kommunikativen Fähigkeiten). Wir wenden uns an Bewerber\*innen mit guten Deutsch und Englischkenntnissen sowie einem sicheren Umgang mit MS Office. Erfahrungen im Bereich IT und/oder im kaufmännischen Bereich sind von Vorteil. Wir bieten Ihnen die Integration in ein tolles Team in einem sehr spannenden Arbeitsfeld. Die Tätigkeit kann in Voll- oder Teilzeit wahrgenommen werden. Wichtig ist für uns die Sicherstellung der Präsenz und Erreichbarkeit des Sekretariats bis in den Spätnachmittag. Das UKGM ist als familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert. Am Klinikum besteht eine Kindertagesstätte. Die Vergütung erfolgt leistungsbezogen nach den Tarifverträgen für das UKGM und umfasst eine ergebnisorientierte Erfolgsbeteiligung. Zudem erhalten Sie ein RMV-Jobticket Premium für die Nutzung des regionalen ÖPNV in Hessen. Bei Aufnahme einer Tätigkeit am UKGM, unabhängig vom Einsatzort, ist der Nachweis eines ausreichenden Immunschutzes gemäß §§ 20, 23, 23a IfSG erforderlich. Vergütungsgruppe: 5 - 8 Die Vergütung erfolgt nach den Tarifverträgen für das UKGM. Informationen zur Vergütung und Zulagen sind zu finden unter: Bitte bewerben Sie sich bis zum 31.07.2026 online! Gerne steht Ihnen Frau Prof. Dr. Bekeredjian-Ding unter der Telefonnummer06421/58-66454 für weitere Auskünfte zur Verfügung. WIR FREUEN UNS AUF IHRE BEWERBUNG! Für Ihre Bewerbung sollten Sie ausschließlich unser digitales Bewerberportal unter: nutzen. Bewerbungen, die uns per Email oder per Post erreichen, werden von uns in die mit dem Bewerberportal verbundene Bewerbermanagementseite überführt (gehostet bei rexx systems GmbH). Falls Sie damit nicht einverstanden sind, sollten Sie von einer Bewerbung absehen. Die zugesandten Unterlagen werden nach Überführung ins Bewerberportal unverzüglich datenschutzgerecht e