Teamassistentin (m/w/d)

Teamassistentin (m/w/d)

3.13.1 von 5 Sternen

07747 Jena

Link: (CompanyWebsite)

Gegründet: 1949 (CompanyFounded)

Mitarbeiteranzahl: 5.001 bis 10.000 (CompanyEmployee)

Branche: Gesundheitswesen (CompanyIndustry)

Stellenbeschreibung

Anstellungsart

Teilzeit

Arbeitsort

07747 Jena

Leistungen

Aus der vollständigen Stellenbeschreibung

Weiterbildungsprogramme

Kinderbetreuung

Vermögenswirksame Leistungen

Mitarbeiter-Rabatt

Betriebliche Altersvorsorge

Firmenevents

Vollständige Stellenbeschreibung

STELLENÜBERSICHT

01.07.2026

Jena

Teilzeit

Vergütung nach TV-L E6

30 Wochenstunden

Geschäftsbereich Personalmanagement

Im Geschäftsbereich Personalmanagement am Universitätsklinikum Jena treffen täglich Termine, Anfragen, Abläufe und Menschen aus unterschiedlichsten Fachbereichen aufeinander. Hier ist Übersicht fürs Team Grundlage des Joballtags: Abläufe steuern, Kommunikation bündeln, komplexe Anforderungen jonglieren - genau hier freuen wir uns über Ihr Engagement.

Mit Struktur, Organisationstalent und einem Lächeln sorgen Sie dafür, dass alles reibungslos läuft und Mitarbeitende sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Zwischen vielseitigen Anforderungen und dem täglichen Austausch über Fachbereiche hinweg finden Sie hier ein Umfeld, in dem Teamwork klar, effizient und inspirierend gelebt wird.

Wer Freude daran hat, in diesem Umfeld Verantwortung zu übernehmen, gestaltet nicht nur Abläufe, schafft Strukturen und behält den Überblick – sondern unterstützt das Team Personalmanagement dort, wo es spürbar den Alltag erleichtert.

Für Einblicke in das Team Personalmanagement: Geschäftsbereich Personalmanagement.

Das sind Ihre Aufgaben:

Gewährleistung reibungsloser Büro‐ und Verwaltungsprozesse

Selbstständige Organisation des Sekretariats bzw. Teamoffices

Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen, Unterstützung bei Veranstaltungen‐ Vor‐ und Nachbereitung von Sitzungen (inkl. Protokollführung)

Verwaltung von Posteingang und ‐ausgang (analog und digital)

Eigenständige Bearbeitung standardisierter Verwaltungsvorgänge nach Vorgaben

Pflege und Verwaltung von Systemen, Datenbanken, Akten und Dokumenten

Erstellung von Schreiben, Berichten und Präsentationen nach Vorlage

Unterstützung bei der Haushaltsüberwachung (z. B. Mittelabrufe, Bestellungen, einfache Buchungen

Ansprechpartnerin für interne und externe Anfragen, inkl. Annahme und Verteilung von telefonischen Anfragen

Koordination von Informationen innerhalb des Teams

Korrespondenz nach allgemeinen Vorgaben in deutscher (ggf. auch englischer) Sprache

Darauf kommt es uns an:

Kaufm. Ausbildung (Industriekaufmann/‐frau, Kaufmann/‐frau für Büromanagement, etc.)

MS‐Office, SAP ERP HCM

Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung

strukturiertem Arbeitsstil, Organisationstalent, Genauigkeit

Wir bieten noch mehr:

Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.

Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.

Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.

Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.