Projektmitarbeiter/in (m/w/d) Digitalisierung der Promotionsverwaltung

Projektmitarbeiter/in (m/w/d) Digitalisierung der Promotionsverwaltung

NEU

Teilzeit

EDV

Die Abteilung Campus-Management im Rechenzentrum der Universität Freiburg sucht eine/n Projektmitarbeiter/in (m/w/d) Digitalisierung der Promotionsverwaltung

Bewerbungsfrist: 28. Mai 2026

Veröffentlichungsdatum: 29. April 2026

Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Arbeitsumfang: Teilzeitstelle (80 %)

Kennziffer: 00004955

Beschreibung

Zusammen mit dem Graduate Centre (GraCe) der Universität Freiburg arbeitet die Abteilung Campus-Management derzeit daran, die Prozesse rund um die Promotions- und Promovierendenverwaltung zu digitalisieren. Die Abteilung Campus-Management stellt hierfür seit einigen Jahren die Software HISinOne-DOC bereit, konfiguriert diese und berät sowohl GraCe als auch die Promotionsbüros sowie weitere Stakeholder/innen bei der zunehmenden Digitalisierung der Prozesse in der Promotionsverwaltung. Zur Verstärkung des „DOC-Teams“ im Campus-Management suchen wir eine engagierte Projektmitarbeiterin/einen engagierten Projektmitarbeiter.

Ihre Aufgaben:

Aufnahme, Strukturierung und Priorisierung fachlicher und technischer Anforderungen in enger Abstimmung mit GraCe, Promotionsbüros und weiteren Stakeholdern

Übersetzung von Anforderungen in umsetzbare Spezifikationen (z. B. User Stories inkl. Akzeptanzkriterien) sowie Pflege eines transparenten Änderungsregisters

Mitwirkung bei der Implementierung neuer Funktionen sowie bei der Digitalisierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse (Customizing/Parametrisierung) – in enger Zusammenarbeit mit dem DOC-Team im Campus-Management

Erstellung, Pflege und Optimierung von Abfragen, Suchen und Auswertungen sowie von Bescheiden und Dokumentvorlagen für Promotionsverfahren

Aufbau und Fortführung technischer und prozessbezogener Dokumentationen

Mitwirkung bei Tests und Versionsupdates durch die Abteilung Campus-Management

Beratung und Support für Fachabteilungen inkl. Fehleranalyse

Erstellung und Aktualisierung von Anwenderdokumentationen sowie Durchführung von Schulungen für Key User und Fachabteilungen

Sitzungsbegleitung und Protokollierung

Ihr Profil:

Wissenschaftlicher Hochschulabschluss (Master/Magister/Diplom) oder mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung im Bereich Studierenden- oder Promovierendenverwaltung.

Mehrjährige Erfahrung in der Anwendungsbetreuung von Campus-Management-Systemen, idealerweise mit HISinOne

Ausgewiesene Erfahrung im Projektmanagement von IT- und Organisationsentwicklungsprojekten im universitären Umfeld

Erfahrung in der Umsetzung von Prozessabläufen in IT-Systemen (Analyse, Konzeption, Stakeholder-Abstimmung)

Kenntnisse von relationalen Datenbanken

Programmiererfahrung (SQL, HQL) wünschenswert

Kenntnisse zu Promotionsverfahren und im Bereich wissenschaftlicher Nachwuchs wünschenswert

Schnelle Auffassungsgabe sowie ausgeprägte analytische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke, Organisationstalent sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise

Sorgfalt und Verlässlichkeit

Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

Flexible Arbeitszeitmodelle

Zuschuss zum ÖPNV-Ticket (Jobticket)

Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen IT und Hochschulprozessen

Eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem agilen Team

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeit

Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich in zwei Runden zwischen dem 17.06. und 19.06.26 sowie am 23.6. und 24.06.26 statt.

Die Stelle ist befristet bis 31. Dezember 2028. Die Vergütung erfolgt nach E13 TV-L.