Persönliche Assistenz der Ärzte (w/m/d)

Persönliche Assistenz der Ärzte (w/m/d)

Persönliche Assistenz der Ärzte (w/m/d) mit den ergänzenden Schwerpunkten Praxisorganisation, Prozess- & Qualitätsmanagement

Vollzeit / Vor Ort

Bei uns erwartet Sie ein Umfeld mit klaren Prozessen, modernster Ausstattung und einem loyalen Team, das Verantwortung übernimmt und sich gegenseitig unterstützt. Wenn Sie Teil einer Praxis werden möchten, in der Haltung, Präzision und Weiterentwicklung zählen, sind Sie bei uns herzlich willkommen.

Ihre Rolle bei uns

Als persönliche Assistenz sind Sie organisatorische Schnittstelle rund um die behandelnden Ärzte. Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt darin, die Einhaltung und Weiterentwicklung der Praxisprozesse sicherzustellen, Mitarbeitende anzuleiten, ihre Arbeitsabläufe zu reflektieren und verbindlich zu gestalten.

Organisation und Koordination von Terminen, Abläufen und Sicherstellung einer effizienten Tagesstrukturen der Ärzte

Unterstützung der Ärzte bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen

Kommunikation mit Laboren, Dienstleistern und Partnern

Strukturierung von Unterlagen, Dokumentationen und Wiedervorlagen

Schwerpunkt Qualitätsmanagement und Prozesse:

Koordination und Begleitung des Qualitätsmanagements (QM) der Praxis

Moderation von Meetings zur Prozessentwicklung und -abstimmung im Team

Anleitung von Mitarbeitenden, ihre eigenen Arbeitsprozesse zu reflektieren, zu strukturieren und weiterzuentwickeln

Sicherstellung, dass erarbeitete Abläufe dokumentiert, abgestimmt und eingehalten werden

Übernahme der Dienst- und Urlaubsplanung

Unterstützung bei der nachhaltigen Weiterentwicklung und Verankerung von Standards im Praxisalltag

Das bringen Sie mit

Erfahrung im organisatorischen oder assistierenden Bereich (z. B. Büro, Verwaltung in Industrie oder Gesundheitswesen)

Idealerweise Kenntnisse im Qualitätsmanagement, in Moderation oder in der Prozessorganisation

Strukturierte, ruhige und verbindliche Arbeitsweise

Fähigkeit, Meetings zu leiten und Teams bei der eigenständigen Lösungsfindung zu unterstützen

Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Kommunikationsstärke, Durchsetzungskraft und ein wertschätzendes Auftreten

Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Praxissoftware (oder Bereitschaft, sich einzuarbeiten)

Das erwartet Sie bei uns

Eine verantwortungsvolle Position mit klarer Rolle im organisatorischen Kern der Praxis

Ein motiviertes Team, das stets gemeinsam an guten Lösungen arbeitet

Klare Strukturen und gleichzeitig Raum für Mitgestaltung im Prozessrahmen

Moderne Praxisorganisation und digitale Abläufe

Eine langfristige Perspektive in einer etablierten Praxis

Warum diese Position wichtig ist

Sie koordinieren die Tagestruktur der Ärzte und sorgen dafür, dass Prozesse im Team entstehen, abgestimmt und nachhaltig umgesetzt werden. Durch strukturierte Moderation, klare Dokumentation und enge Abstimmung mit den Behandlern entsteht Verlässlichkeit im Alltag – für das Team ebenso wie für die Patientinnen und Patienten.

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit kurzem Lebenslauf und relevanten Unterlagen.

Auch ein erstes, unkompliziertes Kennenlernen oder ein telefonischer Austausch vorab ist jederzeit möglich.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.

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