Assistenz der Personalreferent∗innen mit Sekretariatsaufgaben für die Abteilungsleitungen (w/m/d)

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Assistenz der Personalreferent∗innen mit Sekretariatsaufgaben für die Abteilungsleitungen (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter∗innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher∗innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Das Dezernat Personal der Universität Heidelberg ist verantwortlich für die Personaladministration der Mitarbeiter∗innen der Universität Heidelberg von der Einstellung über eine mögliche Beurlaubung oder Freistellung, bis hin zur Beendigung der Tätigkeit. Auch die Berufungsverfahren werden hier zentral koordiniert und begleitet. Zudem informiert und berät das Dezernat in allen Fragen rund um Weiterbildung und Personalentwicklung und bietet Programme zur Fortbildung an.

Im Personaldezernat der Universität Heidelberg, Abteilungen 5.1 und 5.2 sind baldmöglichst folgende 2 x 50% einer Vollzeitstelle zu besetzen:

Assistenz der Personalreferent∗innen mit Sekretariatsaufgaben für die Abteilungsleitungen (w/m/d)

Das Dezernat Personal ist mit den Bereichen der Abteilungen 5.1 und 5.2 unter anderem verantwortlich für die personalwirtschaftliche Betreuung der Mitarbeiter∗innen der Universität Heidelberg, der administrativen Begleitung der Berufungsverfahren von Professuren sowie für das Reisekostenmanagement.

Ihre Aufgaben:

Unterstützung/Support für die Personalreferent∗innen im operativen Tagesgeschäft und bei Sonderaufgaben

Assistenz der Abteilungsleitungen

Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen, Betreuung Job-Ticket-Anträge, zentrale Stellenausschreibungen

Vor- und Nachbereitung von Besprechungen

Eigenverantwortliche Erledigung des Schriftverkehrs und der Kommunikation

Vertretung innerhalb der Sekretariate und des Schreibservices des Personaldezernats

Einbindung in digitale Prozesse der Abteilungen (bspw. digitales Bewerbungsmanagement)

Sonderaufgaben

Ihr Profil:

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation /-management oder gleichwertige Ausbildung im Verwaltungsbereich

Einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatswesen von Vorteil

Organisationsgeschick, Engagement und Verantwortungsbewusstsein

Sie besitzen grundlegende IT-Kenntnisse sowie die Bereitschaft, digitale Systeme und Prozesse sicher anzuwenden und weiterzuentwickeln

Sehr gute Kenntnisse und routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere WORD, Excel, PowerPoint und Outlook

Erfahrungen in der Begleitung digitaler Prozesse

Gute Englisch- und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Diskretion, Kommunikationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Servicementalität

Wir bieten:

Ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet

Ein aufgeschlossenes und engagiertes Team

Eigenständiges Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkei