Sekretär:in Senior (all genders) im Institut für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung

Sekretär:in Senior (all genders) im Institut für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung {Kaufmann/-frau - Gesundheitswesen}

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf GB Personal, Recht & Organisation

**Gemeinsam besser. Fürs Leben.** Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 16.100 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen. Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen. **Willkommen im UKE.** **Job-ID:** J000006501 **Art der Anstellung:** Befristet **Arbeitszeit:** Vollzeit/Teilzeit **Bewerben bis:** 15.06.2026 **Unternehmensteil:** UKE_Zentrum für Innere Medizin **Tätigkeitsbereich:** Management & Verwaltung **Bereich:** Institut für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung ### Das macht die Position aus In dieser Position unterstützen Sie, gemeinsam mit einer Kollegin, die Direktorin des Instituts für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung und ihr Team aus Ärzt:innen und Wissenschaftler:innen. Im Bereich der Forschung beschäftigen wir uns derzeit vor allem mit Fragestellungen im Themenbereich neu auftretende Viren und Infektionsforschung. Dabei legen wir einen besonderen Fokus auf die frühe Impfstoffentwicklung gegen neue Erreger und die Pathogenese von Viruserkrankungen. Das Institut koordiniert zudem den Sonderforschungsbereich 1648 „Emerging Viruses: Pathogenesis, Structure, Immunity“. **Ihre Aufgaben:** - Telefonische Korrespondenz, Terminverwaltung, Bearbeitung der Email-Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage und Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen - Unterstützung im Personalmanagement: - Verwaltung von Einstellungs-, Urlaubs- und Reiseanträgen, Vertragsänderungen und Abwesenheiten - Unterstützung beim Onboarding und Offboarding (u.a. Überprüfung der Checklisten, Organisation von Arbeitsmaterial (IT) und Vorbereitung von Arbeitsplätzen) - Terminierung von Mitarbeiter:innengesprächen - Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen, Raumbuchung, Catering - Literatur- und Internetrecherche - Postbearbeitung - Datenpflege und –erfassung - Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung - Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache - Beschaffungsangelegenheiten - Abwesenheitsvertretung eine:r Kolleg:in im administrativen Bereich Die Position ist aufgrund einer Elternzeitvertretung zunächst bis zum 31.12.2028 befristet. ### Darauf freuen wir uns - Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen / für Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Ausbildungen - Kenntnisse zur selbstständigen Organisation eines Sekretariats sowie gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache - MS Office Kenntnisse inklusive Outlook - Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick - Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, S