Sekretär:in Senior (all genders) im Institut für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung

In dieser Position unterstützen Sie, gemeinsam mit einer Kollegin, die Direktorin des Instituts für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung und ihr Team aus Ärzt:innen und Wissenschaftler:innen. Im Bereich der Forschung beschäftigen wir uns derzeit vor allem mit Fragestellungen im Themenbereich neu auftretende Viren und Infektionsforschung. Dabei legen wir einen besonderen Fokus auf die frühe Impfstoffentwicklung gegen neue Erreger und die Pathogenese von Viruserkrankungen. Das Institut koordiniert zudem den Sonderforschungsbereich 1648 „Emerging Viruses: Pathogenesis, Structure, Immunity“.

Ihre Aufgaben:

Telefonische Korrespondenz, Terminverwaltung, Bearbeitung der Email-Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage und Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen

Unterstützung im Personalmanagement:

Verwaltung von Einstellungs-, Urlaubs- und Reiseanträgen, Vertragsänderungen und Abwesenheiten

Unterstützung beim Onboarding und Offboarding (u.a. Überprüfung der Checklisten, Organisation von Arbeitsmaterial (IT) und Vorbereitung von Arbeitsplätzen)

Terminierung von Mitarbeiter:innengesprächen

Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen, Raumbuchung, Catering

Literatur- und Internetrecherche

Postbearbeitung

Datenpflege und –erfassung

Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung

Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache

Beschaffungsangelegenheiten

Abwesenheitsvertretung eine:r Kolleg:in im administrativen Bereich

Die Position ist aufgrund einer Elternzeitvertretung zunächst bis zum 31.12.2028 befristet.

Das bieten wir

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA

Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander

Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere

Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten

Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing

Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen

Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote

Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Darauf freuen wir uns

Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen / für Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Ausbildungen

Kenntnisse zur selbstständigen Organisation eines Sekretariats sowie gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache

MS Office Kenntnisse inklusive Outlook

Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick

Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, Kooperationsfähigkeit, Diskretion

Serviceorientiertes Auftreten sowie lösungsorientiertes Handeln

Über uns

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.