mit Fokus auf Organisation (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung

mit Fokus auf Organisation (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf Organisation in Teilzeit (w/m/d)

Start: ab sofort

Standort: vor Ort in unserem Büro in Mühlhausen/ Affing. Home-Office Möglichkeit

Umfang: 25 Std. / Woche

Über uns

Wir von Live Awesome helfen Menschen dabei, chronische Schmerzen besser zu verstehen und nachhaltig schmerzfrei zu werden. Gleichzeitig bilden wir Therapeuten, Trainer und Gesundheitsprofis darin aus, mit unserem Konzept der Heilenden Bewegung noch wirksamer mit ihren Patienten zu arbeiten.

Damit wir weiter wachsen und unsere Kunden, Teilnehmer und Patienten bestmöglich begleiten können, suchen wir eine zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung mit starkem Fokus auf Organisation, Kommunikation und Struktur.

Deine Rolle

Als Organisationstalent hältst du der Geschäftsführung den Rücken frei, koordinierst Termine, Prozesse und Kommunikation und sorgst dafür, dass aus Ideen konkrete Ergebnisse werden. Dabei übernimmst du Verantwortung, bringst Struktur in den Alltag und wirst zu einer wichtigen Stütze unseres Teams.

Deine Aufgaben im Überblick

Du unterstützt die Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Aufgaben, Termine und Prozesse zuverlässig umgesetzt werden.

Dazu gehören unter anderem:

Organisation von Terminen, Reisen, Meetings und internen Abläufen

Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen

Pflege von Aufgabenliste, Übersichten und internen Dokumenten

Rechercheaufgaben und organisatorische Unterstützung bei Projekten

Kommunikation mit Kunden, Teilnehmern, Partnern und Dienstleistern

Sicherstellen, dass offene Themen nachgehalten und abgeschlossen werden

Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen unserem Team und unseren Kunden, Teilnehmern und Interessenten. Du unterstützt unter anderem bei:

Beantwortung und Weiterleitung von Nachrichten

Betreuung von Teilnehmern unserer Workshops, Ausbildungen und Programme

Organisation von Workshop- und Ausbildungsterminen

Pflege von Teilnehmerlisten und internen Übersichten

Du unterstützt bei administrativen und vorbereitenden Aufgaben rund um Abrechnung und Organisation. Dazu gehört:

Vorbereitung von Übersichten in Google Sheets oder Excel

Pflege von Kundendaten und Zahlungsübersichten

Vorbereitung von Rechnungs- oder Buchhaltungsunterlagen

Kommunikation mit Steuerberatung oder externen Dienstleistern nach Einarbeitung

Was du mitbringst

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder vergleichbare praktische Erfahrung

Erfahrung in Assistenz, Organisation, Office Management, Kundenbetreuung oder administrativen Rollen

Sicherer Umgang mit digitalen Tools wie Google Workspace, Excel/Google Sheets, Kalender-Tools und Kommunikationsplattformen

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Du liebst es, Dinge zu organisieren und Ordnung in Abläufe zu bringen

Du arbeitest zuverlässig, selbstständig und denkst mit

Du behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig laufen

Du magst klare Strukturen, saubere Listen und nachvollziehbare Prozesse

Du antwortest schnell, verbindlich und lösungsorientiert

Dir fallen Fehler in Texten, Zahlen oder Abläufen schnell auf

Du arbeitest sorgfältig und gewissenhaft

Du kannst sicher mit Google Sheets, Excel und digitalen Tools umgehen

Du erkennst Unstimmigkeiten und sprichst sie proaktiv an

Du kommunizierst freundlich, klar und professionell

Du hast Freude daran, Menschen zu helfen und ihnen Orientierung zu geben

Du bist empathisch, aber gleichzeitig verbindlich