Teamassistenz / Administrative Assistenz (m/w/d)

Jobs bei der HealthVision

Wir suchen Menschen, die gestalten wollen – mit Neugier, Fachlichkeit und einem klaren Blick fürs Wesentliche.

In unserem interdisziplinären Team treffen unterschiedliche Perspektiven aufeinander – erfahren, dynamisch, vielfältig. Was uns verbindet: die Begeisterung für gesunde Arbeit und sinnvolle Veränderung.

Wenn gerade kein passender Job ausgeschrieben ist, bewirb Dich gerne initiativ unter:

Teamassistenz / Administrative Assistenz (m/w/d)

💼 Teamassistenz / Administrative Assistenz (m/w/d)

ca. 8 Std./Woche · Remote mit monatlichem Meeting in Mannheim oder Heidelberg

💚 Über uns – HealthVision

Wir steigern das Wohlbefinden von Menschen durch ihre Arbeit – und wissen, dass Unternehmen dadurch nachhaltig profitieren.

HealthVision ist seit über 20 Jahren führend in evidenzbasierten, digitalen Lösungen zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz.

Unsere ganzheitliche Plattform unterstützt Unternehmen – vom DAX-Konzern bis zum inhabergeführten Mittelständler – mit präzisen Erhebungen, intelligenten Benchmarks und datenbasierten Handlungsempfehlungen.

Wir glauben: Nur was man misst, kann man wirksam verändern. Deshalb kombinieren wir neueste wissenschaftliche Erkenntnisse mit algorithmisch gestützten Analysen, intuitiven Dashboards und klaren Reports – für mehr Engagement, Gesundheit und Innovationskraft.

Du wirst Teil eines selbstorganisierten, engagierten Teams, das mit Leidenschaft und Expertise die Arbeitswelt von morgen gestaltet – für mehr Leistung, Lebensfreude und psychische Sicherheit.

🚀 Deine Aufgaben bei uns

Vorbereitende Buchhaltung & Finanzorganisation: Du arbeitest mit Lexoffice, behältst Belege, Rechnungen und Zahlungseingänge im Blick und stellst sicher, dass alle Unterlagen korrekt und vollständig vorbereitet sind.

Zusammenarbeit mit Steuerberater & externen Partnern: Du koordinierst Abläufe, stellst notwendige Informationen bereit und sorgst für einen reibungslosen Austausch.

Kommunikation & Organisation: Du übernimmst die interne und externe Korrespondenz per E-Mail, mit Partnern und Kunden, sichtest eingehende digitale Post und informierst die Geschäftsführung bei wichtigen Themen.

Digitale Struktur & Dokumentation: Du sorgst für eine saubere, nachvollziehbare Ablage aller relevanten Unterlagen und Belege.

Teamkoordination: Du planst unser monatliches Teammeeting, buchst Räume und behältst Termine im Blick.

Personal- & Office-Administration: Du unterstützt bei administrativen Prozessen rund ums Team – von Vertragsunterlagen über Reisekosten bis hin zu internen Abstimmungen.

Allround-Support: Du übernimmst kleine Recherchearbeiten, bereitest Präsentationen auf oder unterstützt das Team bei administrativen Projekten.

💡 Das bringst du mit

Erfahrung in administrativer Arbeit, idealerweise mit Schwerpunkt Buchhaltung

Sicherer Umgang mit MS Office und Lexoffice

Freude an Zahlen, Struktur und digitalen Prozessen

Sichere Kommunikation in Wort und Schrift – auf Deutsch und Englisch

Eigenverantwortliche, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Organisationstalent mit Blick fürs Detail und Mitdenken für Prozessverbesserungen

Bereitschaft, einmal im Monat zum Teammeeting nach Mannheim oder Heidelberg zu kommen

🌿 Das erwartet dich bei uns

Ein wertschätzendes, motiviertes Team mit flachen Hierarchien, hoher Eigenverantwortung und viel Gestaltungsspielraum

Remote-First-Arbeiten mit monatlichem Teamtreffen in Heidelberg oder Mannheim

Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Minijobs (ca. 8 Stunden pro Woche)

Vielfältige Weiterentwicklungsmöglichkeiten und fachlicher Austausch auf Augenhöhe