KU03/2026 Teamassistenz Geschäftsleitung Vorstand (w/m/d)

Stellenausschreibung Nr. *_000211

KU03/2026 Teamassistenz Geschäftsleitung Vorstand (w/m/d)

Eintrittsdatum

ab sofort

Arbeitszeit

Teilzeit/Vollzeit mit mind. 29 Stunden / Woche

Die Kliniken des Bezirks Oberbayern – kbo – arbeiten unter dem Dach eines Kommunalunternehmens zusammen. Wir sind ein Verbund von Kliniken und ambulanten Einrichtungen für Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik für Kinder, Jugendliche und Erwachsene, Neurologie und Sozialpädiatrie. Doch vor allem sind wir ein Team von rund 9.100 Mitarbeitern und etwa 450 Auszubildenden. Wir behandeln, pflegen und betreuen rund 140.000 Patienten jährlich. Unsere Leistungen bieten wir stationär, teilstationär und ambulant – ortsnah an über 50 Standorten in ganz Oberbayern.

Die Stabsstelle Geschäftsleitung unterstützt den kbo-Vorstand in allen zentralen Aufgaben. Dazu gehören die Steuerung und Koordination der Gremienarbeit, wie Verwaltungsrat und Gesellschafterversammlungen sowie die Planung und Umsetzung strategischer Projekte. Zudem verantwortet sie Verwaltungsaufgaben der kbo-Management-Holding, beispielsweise im Einkauf. Im Bereich des Vorstandssekretariats suchen wir eine versierte Teamassistenz (w/m/d).

Aufgaben

Als Teamassistenz (w/m/d)

sind Sie gemeinsam mit der Leitung Sekretariat und Organisation die zentrale Anlaufstelle des kbo-Kommunalunternehmens und stellen die persönliche, telefonische und digitale Erreichbarkeit des Hauses sicher

übernehmen Sie eigenverantwortlich klassische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, die Betreuung von Postfächern- und Kalendern, das Dokumentenmanagement sowie Ablage und Archivierung,

koordinieren Sie Termine, Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen und übernehmen Sie deren organisatorische Vor- und Nachbereitung,

empfangen und betreuen Sie Gäste, Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner sowie Besucherinnen und Besucher

organisieren Sie Dienstreisen für den Vorstand sowie für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des kbo-Kommunalunternehmens,

übernehmen Sie die Organisation von Bewirtung und Unterbringung von Gästen,

verantworten Sie die Büroorganisation, einschließlich Materialverwaltung, Bestellwesen, Rechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement und Koordination externer Dienstleistungen,

unterstützen Sie die Leitung der Stabsstelle Vorstand bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei der Vorbereitung von Arbeitskreisen und Projekten,

koordinieren Sie die Nutzung und Betreuung des Poolfahrzeugs sowie organisatorische Aufgaben rund um die Dienstwagenflotte,

wirken Sie bei der Organisation interner Veranstaltungen sowie weiterer bereichsübergreifender Aufgaben des kbo-Kommunalunternehmens mit,

übernehmen Sie Vertretungsaufgaben innerhalb des Bereichs Sekretariat und Organisation und tragen zu einem reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse bei.

Wichtig: Die Tätigkeit erfordert eine regelmäßige persönliche Präsenz vor Ort sowie eine verlässliche telefonische Erreichbarkeit. Mobiles Arbeiten ist für diese Funktion nicht vorgesehen.

Ihr Profil

Als ideale/-r Bewerber/-in (w/m/d)

verfügen Sie über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation,

bringen Sie mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich mit,

sind Sie sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen sowie Sharepoint und MS Teams,

überzeugen Sie durch ein freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeit