Assistenz der Klinikleitung/Office Manager*in für Organisation und Digitalisierung (m/w/d)

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patienten ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Verwaltung

Vollzeit

Assistenz der Klinikleitung/Office Manager*in für Organisation und Digitalisierung (m/w/d)

ST-48005

Im Zentrum für Hauterkrankungen des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Assistenz der Klinikleitung/Office Manager*in für Organisation und Digitalisierung (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Ihre Aufgaben

Kommunikation & Schnittstellenmanagement Professionelle Kommunikation mit Kooperationspartnern, Wissenschaftler*innen, internen und externen Besucher*innen sowie internationalen Ansprechpartner*innen

Administrative Unterstützung des Klinikdirektorats Koordination administrativer Abläufe, eigenverantwortliche Übernahme definierter Aufgabenbereiche, Unterstützung bei strategischen und organisatorischen Themen

Termin- und Büroorganisation Planung, Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings und Abläufen; effiziente Gestaltung des Office-Managements

Vorbereitung von Besprechungen & Präsentationen Erstellung von Vorlagen, Präsentationsentwürfen und Entscheidungsunterlagen für interne und externe Meetings

Dokumentation & Protokollführung Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeiter*innengesprächen, Erstellung und Nachhalten von Protokollen, strukturierte Ablage und Nachverfolgung

Qualitätsmanagement & Zertifizierungen Unterstützung bei Zertifizierungs- und Akkreditierungsprozessen (z.  Roxtra), Pflege von Qualitätsnachweisen und Zertifikaten

Digitale Prozesssteuerung Mitwirkung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, Einführung neuer Tools und Optimierung bestehender Workflows

PR- und Kommunikationsaufgaben Pflege der Klinik-Homepage, Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungs- und Kongressmanagement

Korrespondenz in Deutsch und Englisch Telefonisch, schriftlich und per E-Mail auf professionellem Niveau

Organisation & Repräsentation Planung und Durchführung von Einladungen, Raumkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings (vor Ort und online), Empfang von Gästen, repräsentative Aufgaben

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im Gesundheitswesen oder in wissenschaftlichen Einrichtungen

Fundierte Kenntnisse im Einsatz von KI‑Tools zur Unterstützung administrativer Prozesse (z.  Textgenerierung, Datenanalyse, Prozessautomatisierung)

Erfahrung mit digitalen Gesundheitsanwendungen, kliniknahen IT‑Systemen und digitalen Workflows

Verständnis für Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance im Gesundheitswesen