Verwaltungsmitarbeiter:in Sekretariat & Empfang (m/w/d/x)

Verwaltungsmitarbeiter:in Sekretariat & Empfang (m/w/d/x)

Verwaltung

Vollzeit

Ratingen

Berufseinsteiger

Mit dem Herzen dabei

Sie arbeiten gerne strukturiert, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und fühlen sich sowohl im persönlichen Kontakt mit Menschen als auch in administrativen Tätigkeiten zuhause?

Dann werden Sie Teil unseres Teams im Sekretariat bei der Graf Recke Kinder- & Jugendhilfe gGmbH. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie unsere Sekretariate bei organisatorischen und verwaltenden Aufgaben und sorgen gemeinsam mit Ihren Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Der Empfang von Besuchenden und die Telefonzentrale gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben, der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt jedoch in der Mitarbeit im Sekretariat sowie in administrativen und kaufmännischen Tätigkeiten.

Ihr Plus

Gehalt: von 45.505 € bis 52.184 € / Jahr in Vollzeit (39 Std./Woche) *

Vergütung nach dem Bundesangestelltentarif kirchliche Fassung (BAT-KF Entgeltgruppe 7) mit Jahressonderzahlung und Zusatzversorgung

Möglichkeit von in- und externen Fort- und Weiterbildungen

Teilnahme am Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit

Engagiertes und motiviertes Team, das einander unterstützt

Möglichkeit zum Leasen eines JobRads

* Inklusive aller tariflichen Zulagen. Hinzu kommen gegebenenfalls individuelle Zeitzuschläge.

Ihre Aufgaben

Mitarbeit im Sekretariat und enge Zusammenarbeit mit der Büroleitung sowie den Kolleginnen des Sekretariats

Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost einschließlich Zuordnung, Verteilung und Versand

Erstellung und Verwaltung von Dienstausweisen

Bestellung und Verwaltung von Büro- und Bewirtungsmaterialien

Unterstützung bei der Erstellung und Vorbereitung von Fortbildungs- und Schulungsunterlagen

Organisation und Koordination administrativer Abläufe

Prüfung und Bearbeitung von Fahrkostenabrechnungen

Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Büroaufgaben

Empfang und Betreuung von Besuchenden

Annahme, Koordination und Weiterleitung eingehender Telefonate

Vorbereitung, Kontrolle und Nachbereitung von Besprechungsräumen

Unterstützung bei organisatorischen Sonderaufgaben

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert

Idealerweise Erfahrungen im Sekretariat, Empfangsbereich oder in der Verwaltung

Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Office 365)

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Freundliches und serviceorientiertes Auftreten

Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität

Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben

Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung mit Vorrang berücksichtigt.

Verwaltung Geschäftsfeld Kinder- & Jugendhilfe

Das Geschäftsfeld Kinder- und Jugendhilfe unterstützt im Rheinland Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene mit und ohne Behinderungen sowie deren Familien auf dem Weg in ein möglichst selbstständiges Leben. Die eigenständige Verwaltung des Bereiches sitzt in Ratingen und ein weiteres Sekretariat befindet sich auf dem Campus in Hilden. Diese arbeiten eng mit der Stiftungsverwaltung zusammen.