Teamassistenz (w/m/d) für die Abteilung Technik und Bau

Teamassistenz (w/m/d) für die Abteilung Technik und Bau

Technische Abteilung

Vollzeit, Teilzeit, befristeter Vertrag

zum frühestmöglichen Eintrittstermin

Ihre Aufgaben

• Zentrale organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft sowie Koordination des Schriftverkehrs

• Eigenständige Koordination und Steuerung von Terminen, Besprechungen und Fristen inkl. Vor- und Nachbereitung

• Erstellung und Pflege von Aufgabenlisten und Übersichten zu laufenden Themen und Projekten

• Aktive Nachverfolgung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Bearbeitungsständen in enger Abstimmung mit der Leitungsebene

• Protokollführung in Leitungs- und Projektterminen inkl. strukturierter Aufbereitung von Ergebnissen und Maßnahmen

• Rechnungsprüfung und -bearbeitung nach internen Vorgaben

• Unterstützung der Projektleitungen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

• Unterstützung der Leistungsebene im gesamten Auftragsmanagementprozess

• Professionelle Dokumentenorganisation: - Strukturierte Ablage und Archivierung technischer und baulicher Unterlagen

- Pflege des Vertragswesens und projektbezogener Dokumentationen

• Datenerfassung und Pflege im CAFM-System (Anlagen-, Raum- und Gebäudedaten)

Ihre Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Assistenz / Büroorganisation (z. B. Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation

• Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Leitungs- oder Bereichsebene

• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Outlook, Teams, Excel, Word, PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit Termin- und Aufgabenmanagement

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise

• Fähigkeit, Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten systematisch zu koordinieren und zuverlässig nachzuverfolgen

Wir bieten

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer zukunftsorientierten Klinik

• Eine strukturierte Einarbeitung in einem aufgeschlossenen Team

• Ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot

• Vereinbarkeit von Familie und Beruf

• Eine attraktive Vergütung nach TVÖD Allgemeiner Teil und TVöD BT-K

• Eine verlässliche Dienst- und Urlaubsplanung

• Verschiedene Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge

• Umfangreiche Arbeitgeberleistungen, wie z. B. Firmenfitness, Fahrradleasing und Mitarbeiterrabatte

• Die Möglichkeit einer vorherigen Hospitation, um das Klinikum Oldenburg als Arbeitgeber kennen zu lernen

Es handelt sich um eine zunächst für ein Jahr befristete Stelle.

Für weitere Informationen steht Ihnen Mario Kontants (Gesamtleitung Technik und Bau, ) gerne zur Verfügung.

Ihr Gehalt

3.124,08 - 3.783,33 Euro monatlich

Angabe in brutto für eine Vollzeitstelle, bei Teilzeit entsprechend anteilig. Die tatsächliche Vergütung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation und der jeweiligen Erfahrungsstufe.