Personal Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management

Personal Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management

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Du willst in einer Umgebung arbeiten, in der Qualität, Zeit für den Patienten und medizinische Exzellenz im Vordergrund stehen?

Für unsere Patienten suchen wir einen motivierten und engagierten Facharzt für Orthopädie und Unfallchirurgie (m/w/d) in unserer hoch angesehen Privatpraxis in Freiburg. Diese exklusive Praxis bietet dir die Möglichkeit, auf höchstem Niveau zu arbeiten, individuelle Patientenbetreuung zu leben und dabei von einer erstklassigen Infrastruktur zu profitieren.

Deine Aufgaben

Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz

Deine Mission ist es, der Geschäftsführung den Rücken vollständig freizuhalten und unsere administrativen Bereiche auf ein neues Exzellenz-Level zu heben. Du trägst die große Verantwortung für die Bereiche Finanzen, Operations und Personalmanagement (HR). Du bist nicht nur für die operative Durchführung verantwortlich, sondern agierst als Architekt unserer administrativen Workflows. Dein Ziel ist es, diese Bereiche in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und unseren KI-Spezialisten konsequent zu strukturieren, zu systematisieren, zu optimieren und maximal zu automatisieren.

Vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Personalmanagement: Du bist vollumfänglich verantwortlich für das Belegmanagement, die Rechnungsprüfung und die fehlerfreie Aufbereitung für DATEV. Du überwachst Zahlungseingänge und -ausgänge akribisch und verhinderst Flüchtigkeitsfehler (z.B. bei Mehrwertsteuerbeträgen oder Doppelzahlungen) durch eiserne Struktur.

KI-Integration & Automatisierung: Du nutzt aktiv KI-Tools und moderne Software-Lösungen (wie z.B. GetMyInvoice), um bestehende Prozesse in der Buchhaltung und Belegverwaltung zu verschlanken und konsequent zu automatisieren.

Executive & Personal Office Management: Du bist der zentrale Anker für den Geschäftsalltag und das Privatleben der Eigentümer. Du hältst uns administrativ komplett den Rücken frei:

Business Operations: Du managst proaktiv unsere Kalender und die E-Mail-Kommunikation. Du bist die souveräne Anlaufstelle für Mitarbeiter sowie interne und externe Partner. Du agierst in der Kommunikation stets professionell und in unserem Sinne.

Private Administration: Du übernimmst die vollumfängliche private Assistenz (z. B. Versicherungsverträge, Immobilienverwaltung inkl. Nebenkostenabrechnungen, Postbearbeitung).

Entlastung als Prinzip: Egal ob geschäftlich oder privat - du denkst voraus, antizipierst Bedürfnisse und nimmst uns Aufgaben ab, bevor sie zum „To-do“ werden. Kannst du ein spezifisches Thema einmal nicht sofort lösen? Kein Problem – bei Unklarheiten (z.B. bei Versicherungsfragen) recherchierst du selbstständig, nutzt die direkten Kommunikationswege effizient und präsentierst uns fertige Lösungswege statt offener Fragen.

Das bringst du mit:

Du bist ein absolutes Organisationstalent mit kaufmännischem Background (oder vergleichbarer Erfahrung in der Buchhaltung/Assistenz) und einer großen Leidenschaft für digitale Effizienz. Besonders wichtig ist uns dein Mindset:

Herausragendes Selbstmanagement & Resilienz: Du verfügst über fest verankerte Werkzeuge und Routinen, um dich selbst auch in stressigen Phasen optimal zu regulieren.

Drive für Persönlichkeitsentwicklung: Du interessierst dich tiefgehend für Peak-Performance-Konzepte und hast den starken inneren Antrieb, jeden Tag dazu zu lernen und dich persönlich weiterzuentwickeln. Cool, wir haben das auch und machen sogar vieles gemeinsam als Team. (Photo von einer Tony Veranstaltung mit TEAM)