Sachbearbeiter*in - Berufungsbüro (m/w/d)
Universitätsklinikum Heidelberg
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Details
- Unternehmen
- Universitätsklinikum Heidelberg
- Standort
- Heidelberg
- Bereich
- Krankenhäuser
- Vertragsart
- Vollzeit
- Unternehmensgröße
- Sehr große Unternehmen (>1.000 MA)
- Aktualisiert
- 31. Juli 2026
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Stellenbeschreibung
zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Geschäftsstelle der Medizinischen Fakultät Heidelberg gesucht.
Die Dekanatsgeschäftsstelle ist die zentrale Geschäfts‐ und Informationsstelle der Medizinischen Fakultät. Sie führt die laufenden Geschäfte, unterstützt den Fakultätsvorstand in den operativen und strategischen Handlungsfeldern und sie betreut die akademischen Verfahren wie Promotionen, Habilitationen und Berufungen. Das Berufungsbüro administriert die Berufungsverfahren auf Professuren und sichert die formal korrekten Verfahrensabläufe.
Ihre Aufgaben
Eigenständige administrative Abwicklung von Berufungsverfahren mit administrativer Begleitung der Berufungskommissionen, inklusive Sitzungsvorbereitung und -nachbereitung sowie Mitarbeit an der Planung und Organisation von Veranstaltungen
Eigenständige Erstellung aller verfahrensrelevanten Dokumente für die Gremien der Fakultät und der Universität; Teilnahme an den monatlichen Sitzungen des Fakultätsrats
Eigenständige Koordination von Ausschreibungen für Professuren und Kommunikation mit Bewerber*innen in deutscher und englischer Sprache
Abstimmung und Zusammenarbeit mit angrenzenden Fachabteilungen der Universität und des Universitätsklinikums
Mitarbeit im Berichtswesen zum Thema Berufungen
Ihr Profil
Sie bringen Kenntnisse in Verwaltungsabläufen idealerweise in einer Hochschule oder außeruniversitären Forschungseinrichtung mit – nachgewiesen durch einschlägige Ausbildung oder Studium
Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und selbstständig
Sie pflegen einen freundlichen, situationsgerechten Kommunikationsstil und verfügen über eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
Sie sind Teamplayer, serviceorientiert und flexibel
Sie sind versiert im Umgang mit den Programmen von MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
Sie bringen Offenheit für Digitalisierungsfragen mit, hilfreich sind Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken
Über uns
Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Dr. Claudia Denk via E-Mail zur Verfügung.
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