Teamassistenz /Assistenz der Geschäftsführung

Stellenausschreibung

Reg.-Nr. 175/2026

Fristende 28.07.2026

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Im Zentrum für Lehrerbildung und Bildungsforschung (ZLB) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Teamassistenz /Assistenz der Geschäftsführung

in Vollzeit (mit 40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.

Das ZLB stellt eine Querstruktur in der Universität Jena dar, in der die überfachlichen Belange der etwa 3.000 Lehramtsstudierenden koordiniert werden. Besonderes Augenmerk legt das ZLB auf die Verbindungspunkte von Studium und Lehramtsprofession, indem es die Praxisphasen im Studium organisiert und auch die außeruniversitären Institutionen der Lehrerbildung im Blick behält. Ein kreatives Team – zu dem wir Sie gern zählen würden – ist bemüht, die vielfältigen Vernetzungsaufgaben zu gestalten: persönlich, digital, international.

Ihre Aufgaben:

Professionelle Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft sowie bei der Projektarbeit

Finanz- und Sachmittelverwaltung sowie Verwaltung von Drittmittelprojekten

Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Meetings und Veranstaltungen

Erstellung von aussagekräftigen Präsentationen, Berichten, Tagesordnungen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen in deutscher Sprache

Organisatorische und administrative Betreuung aller Seminarangebote zum Praxissemester

Externe Korrespondenz sowie die Erstellung von Briefing-Unterlagen

Übernahme von eigenen Projekten im Rahmen der Assistenz

Terminkoordination, Kalenderpflege sowie umfassendes Dokumenten- und Reisemanagement

Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung von Office-, Kommunikations- und Ablauforganisation

Betreuung der Webseite des ZLB und Sicherstellung eines professionellen Auftritts nach innen und außen

Ihr Profil:

Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich oder vergleichbare Qualifikation

Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Moodle, Friedolin)

Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1)

Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick

Kenntnisse administrativer Abläufe im öffentlichen Dienst

Erfahrungen im universitären Umfeld, Erfahrungen in der Lehrerbildung wünschenswert

Kenntnisse im Umgang mit Datenbanksystemen

Kenntnisse im Umgang mit Beschaffungs- und Mittelverwaltungssystemen (SAP)

Kenntnisse in der Pflege von Webseiten (TYPO3)

Unser Angebot:

Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung

Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)

Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot

Betriebliche Nebenleistungen wi