Team Assistent*in (m/w/d)

Team Assistent*in (m/w/d)

Einleitung

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Im Institut für Physiologie II des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (19,25 Std./Woche) zu besetzen:

Team Assistent*in (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Das Institut für Physiologie ist ein Forschungsinstitut und übernimmt Aufgaben in der Lehre.

Aufgaben

Termin- und Reisemanagement

Koordination komplexer Kalender (Meetings, Deadlines, Events)

Organisation von Geschäftsreisen (Buchungen, Abrechnung, Planung)

Vorbereitung von Terminen inkl. Unterlagen und Briefings

Administrative Aufgaben

E-Mail-Management und Priorisierung (in Deutsch und Englisch)

Schnittstelle zwischen Team, Führungsebene und externen Partner*innen

Rechnungsprüfung und -freigabe

Budget-Tracking (SAP)

Pflege von Datenbanken und Dokumentenmanagement

Unterstützung im HR-Bereich (Recruiting-Koordination, Verträge vorbereiten)

Team- und Projektunterstützung

Unterstützung bei Projekten (Planung, Tracking, Dokumentation)

Organisation von Workshops, Offsites und Events

Onboarding neuer Mitarbeiter

Informationsmanagement

Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen

Recherche zu Themen, Anbietern oder Dienstleistungen

Profil

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im medizinischen oder kaufmännischen Bereich (z. B. Medizinische* Fachangestellte*r, Kauffrau*mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, idealerweise im Gesundheitswesen oder Institutsekretariat

Exzellentes Zeit- und Prioritätenmanagement

Multitasking bei gleichzeitig hoher Genauigkeit

Strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise

Fähigkeit, komplexe Abläufe zu koordinieren

Klare, professionelle schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch

Interkulturelle Kompetenz

Sicherer Umgang mit Tools wie Microsoft 365, Zoom, Webex und SAP

Grundkenntnisse in Datenpflege

Offenheit für neue digitale Lösungen und Automatisierung

Proaktives Erkennen von Problemen und Engpässen

Lösungsorientiertes Denken

Fähigkeit, Entscheidungen vorzubereiten oder eigenständig zu treffen

Grundverständnis von Wissenschaft und universitären Prozessen

Wir bieten

Eine unbefristete Stelle in Teilzeit

Eine interessante und vielseitige Tätigkeit im akademischen Umfeld sowie in

einem sehr motivierten und engagierten Team

Flexible Arbeitszeiten nach Vereinbarung

Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team

Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung,