Leitung des Berliner Vertretungsbüros und Assistenz des Vorstandes (m/w/d)

Leitung des Berliner Vertretungsbüros und Assistenz des Vorstandes (m/w/d)

Leitung des Berliner Vertretungsbüros und Assistenz des Vorstandes (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine

Leitung des Berliner Vertretungsbüros und Assistenz des Vorstandes (m/w/d)

Sie sorgen für einen reibungslosen Betrieb des Berliner Vertretungsbüros und unterstützen den Vorstand bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Sie verstehen sich als organisatorische Drehscheibe, behalten auch in komplexen Situationen den Überblick und sorgen mit einem hohen Qualitätsanspruch dafür, dass Prozesse zuverlässig und effizient funktionieren. Sie arbeiten vertrauensvoll mit dem Vorstand zusammen und koordinieren die Zusammenarbeit unterschiedlichster interner und externer Akteure.

Dabei übernehmen Sie insbesondere folgende Aufgaben

Organisation des Berliner Vertretungsbüros:

Verantwortung für die gesamte Büroorganisation und den laufenden Betrieb am Standort Berlin sowie Schnittstelle zum Sitz des MD Bund in Essen

Erste Ansprechperson in Berlin für alle Dienstleister (Kurierdienste, Anlieferungen, Besuchendenempfang, Haustechnik, Facility Management, Reinigungsfirmen etc.)

Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten Arbeitsumfeldes

Bestellung von Büro- und Bedarfsmitteln, Postbearbeitung, Organisation und administrative Begleitung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen.

Vorstandsassistenz:

eigenständige Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen

Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen

Korrespondenz sowie Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen

Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben des Vorstandes

Wir wünschen uns eine teamfähige Person mit

einer abgeschlossenen, kaufmännischen Berufsausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation,

mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Office-Management / Assistenz,

nachgewiesenen, sehr guten MS Office-Kenntnissen (Word, Excel, PowerPoint),

der Fähigkeit, mündlich und schriftlich in deutscher Sprache auf muttersprachlichem Niveau kommunizieren zu können.

Sie passen gut zu uns, wenn Sie

sich durch eine zuverlässige, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise auszeichnen,

ein dienstleistungsorientiertes Organisationstalent sind,

über ein hohes Maß an Diskretion, Flexibilität und Loyalität sowie Belastbarkeit und Selbstständigkeit verfügen,

eine verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit verbindlichem Auftreten, Kommunikationsstärke, diplomatischem Geschick und freundlicher Ausstrahlung sind,

die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen mitbringen.

Ihr Nutzen:

Die Integration in ein Team, das harmonisch, dynamisch und kollegial erfolgreich zusammenarbeitet,

unsere volle Unterstützung bei Ihrer permanenten fachlichen Weiterbildung,

attraktive Arbeitsbedingungen auf tariflicher Basis (Tarifvertrag der Medizinischen Dienste, Tabellenvergütung 43.000 - 58.800€ Jahresbrutto inkl. vollem 13. Monatsgehalt) mit zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung, vermögenswirksamen Leistungen, Zuschuss zum Jobticket und der gelegentlichen Möglichkeit der mobilen Arbeit

Zugang zum Vorteilsportal „Corporate Benefits“,

ein sicherer Arbeitsplatz in angenehmer und moderner Arbeitsatmosphäre in Berlin in einem von gegenseitiger Wertschätzung geprägten Unternehmen.

Sie möchten Teilzeit arbeiten? Auch das ist beim Medizinischen Dienst Bund möglich. Bewerbungen von schwerbehinde