Serektär*in (m/w/d)

zum 1.10.2026 am Institut für Geschichte und Ethik der Medizin gesucht.

Eine zentrale Aufgabe des Instituts ist die Lehre von „Geschichte, Theorie und Ethik der Medizin“ sowie Medizinische Terminologie für Studierende der Studiengänge Humanmedizin und Zahnmedizin sowie Geschichte und Ethik der Gesundheitsberufe im Studiengang Interprofessionelle Gesundheitsversorgung an der Medizinischen Fakultät. Die Forschung am Institut widmet sich einem breiten Spektrum an Themen in der Medizingeschichte, der Geschichte und Ethik der Gesundheitsberufe und in der Medizinethik. Aktuell zählen wir 12 Mitarbeiter:innen.

Ihre Aufgaben

Zuverlässige selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere der Kalenderführung und Terminkoordination, der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen

Organisation und Abrechnung von Dienstreisen

Unterstützung bei Drittmittelprojekten (in enger Abstimmung mit den Fachabteilungen) sowie bei organisatorischen Abläufen im Institutsbetrieb, einschließlich der Abstimmung mit internen und externen Schnittstellen

Formularbasierte Ausfertigung und Vorbereitung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen nach standardisierten Vorgaben der Institutsdirektion

Organisatorische Zuarbeit im Finanzwesen durch die Vorbereitung von Rechnungen, Pflege und den Abgleich von Haushaltsdaten sowie Einholen von Kostenvoranschlägen und Materialbestellung nach Freigabe

Vorbereitende Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Institutsveranstaltungen (Arbeitstreffen, Workshops, Tagungen)

Unterstützung von Gastwissenschaftler:innen und Projektmitarbeiter:innen als erste Anlaufstelle bei organisatorischen Fragen, Hilfestellung bei der Anreise sowie Orientierungshilfe bei verwaltungstechnischen Standardabläufen des Instituts

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung sowie Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich oder vergleichbare Qualifikation

Erfahrung in der selbstständigen Organisation administrativer Abläufe im Sekretariatsbetrieb

Strukturierte, eigenständige, verantwortungsbewusste und zuverlässige Arbeitsweise

Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit

Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen (insbesondere Word und Excel)

Gute Kenntnisse in der Finanz- und Mittelverwaltung

Berufserfahrung im Hochschulkontext und Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Über uns

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne an Prof. Dr. Karen Nolte via E-Mail oder

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 30.7.2026 via E-Mail (bitte alle üblichen Bewerbungsunterlagen: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate, in einem PDF-Dokument schicken).