Teamassistenz Verwaltung & Teilnehmermanagement (m/w/d) gesucht

Teamassistenz Verwaltung & Teilnehmermanagement (m/w/d) gesucht

Sie arbeiten strukturiert, kommunizieren gerne mit Teilnehmenden und haben Freude an Verwaltungsaufgaben im Bildungsbereich? Dann freuen wir uns, Sie kennenzulernen.

Als medizinisches Fortbildungsinstitut begleiten wir internationale Gesundheitsfachkräfte auf ihrem beruflichen Weg in Deutschland. Zur Unterstützung unserer Kursverwaltung und Teilnehmerbetreuung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige Verstärkung. Die Stelle ist in Teilzeit mit ca. 20 bis 25 Stunden pro Woche vorgesehen.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen uns bei der Verwaltung unserer geförderten Kursangebote, z. B. im Rahmen von BAMF/DeuFöV sowie AZAV-geförderten Maßnahmen.

Sie legen Teilnehmendendaten an und pflegen diese sorgfältig in unseren Verwaltungssystemen.

Sie erstellen Vertragsunterlagen, Bescheinigungen und weitere kursbezogene Dokumente.

Sie betreuen Teilnehmende bei administrativen Fragen per E-Mail und Telefon.

Sie unterstützen bei der Kommunikation mit Dozent:innen und internen Schnittstellen.

Sie helfen bei der Organisation und Dokumentation kursbezogener Abläufe.

Sie arbeiten mit Microsoft 365 und weiteren digitalen Verwaltungssystemen.

Ihr Profil

Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau/Bürokaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation.

Erfahrung in Verwaltungsaufgaben, idealerweise im Bildungs- oder Weiterbildungsbereich.

Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.

Freude an Kommunikation und ein freundlicher Umgang mit Teilnehmenden und Dozent:innen

Sicherer Umgang mit Microsoft Office / Microsoft 365

Sie bringen technisches Verständnis mit und arbeiten sich sicher in digitale Verwaltungssysteme ein; erste Erfahrung mit Kursverwaltungssystemen ist ein Plus, aber keine Voraussetzung.

Erfahrung in der Verwaltung geförderter Kurse ist von Vorteil, insbesondere im Bereich BAMF-geförderter Kursangebote.

Das erwartet Sie bei uns

Eine vielseitige Verwaltungsposition in einem sinnstiftenden Bildungsbereich.

Ein kollegiales und unterstützendes Team.

Eine strukturierte Einarbeitung in unsere Kurs- und Verwaltungsprozesse.

Abwechslungsreiche Aufgaben rund um Teilnehmermanagement, Kursorganisation und digitale Verwaltung.

Perspektivisch die Möglichkeit, sich bei entsprechender Einarbeitung und Entwicklung stärker in fachliche Verwaltungsprozesse einzubringen.

Interesse?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung: