Kauffrau*mann für Bürokommunikation (m/w/d)

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patienten ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Verwaltung

Vollzeit, Teilzeit

Kauffrau*mann für Bürokommunikation (m/w/d)

ST-49011

Im Institut für Hausarztmedizin des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) oder Teilzeit (19,25 Std./Woche) zu besetzen:

Kauffrau*mann für Bürokommunikation (m/w/d)

Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31.12.2029 mit dem Wunsch auf längerfristige Zusammenarbeit.

Das Institut für Hausarztmedizin vertritt das Fach der Allgemeinmedizin in Lehre, Forschung und Weiterbildung. Das Institut fungiert als Sprecher des Kompetenzzentrums Weiterbildung Allgemeinmedizin Nordrhein (KWNO). Das KWNO ist eine Personalqualifizierungsmaßnahme für erfahrene und angehende Hausärzt*innen und unterstützt die Zielgruppe durch Seminare und interaktive Trainings. Der Sekretariats- und Organisationsbereich des Instituts mit mehreren Mitarbeitern*innen unterstützt die administrativen Prozesse im KWNO.

Ihre Aufgaben

Organisation des Institutssekretariats und organisatorische Unterstützung im Kompetenzzentrum

Allgemeine Verwaltungsaufgaben, z. B. Bestellwesen, Budgetübersicht, Verwaltung von Drittmitteln, Erstellen und von Präsentationen und Vorträgen

Schnittstelle zur Verwaltung und nach Extern

Erledigung der Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post)

Terminplanung/ Kalenderpflege

Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Events

Mitorganisation und -durchführung von Institutsveranstaltungen, auch Lehrveranstaltungen (intern/extern; Präsenz/ Zoom)

Abrechnung von Reisekosten, Rechnungen, (Auszahlungsanordnungen)

Arbeiten mit Datenbanken (Dateneingabe und Validierung, sorgfältige Pflege der Datenbanken sowie Erstellung von Abfragen und Aufbereitung der Ergebnisse etc.)

Ihr Profil

Sie haben eine Ausbildung zum/zur Kauffrau*mann für Bürokommunikation, Rechtsanwalts- / Notarfachangestellte*r, Kauffrau*mann für Eventmanagement oder eine vergleichbare Ausbildung erfolgreich abgeschlossen

Sie verfügen idealerweise über einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung

Sie beherrschen den Umgang mit dem MS Office Paket sicher und haben Erfahrung mit anwendungsbezogenen Datenbanksystemen

Sie pflegen einen freundlichen, verbindlichen und sicheren Umgang im persönlichen und telefonischen Kontakt

Sie arbeiten sorgfältig, ziel- und teamorientiert und bringen eigene Lösungsvorschläge ein

Eine schnelle Auffassungsgabe, Diskretion und Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus

Führerschein Klasse B (vormals Klasse 3)

Wir bieten

Zukunftssicherer Arbeitgeber

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