Team- und Projektassistenz

Stellenausschreibung

Reg.-Nr. 182/2026

Fristende 14.08.2026

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.

Im Exzellenzcluster Balance of the Microverse ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Team- und Projektassistenz

in Teilzeit (50% / 20 Wochenstunden) und befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung, voraussichtlich bis zum 31.08.2027, zu besetzen.

Der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der operativen Budgetverwaltung, wo Sie die Rechnungen, Mittelabrufe und DFG-Verwendungsnachweise zuverlässig abwickeln, und damit eine transparente Mittelverwendung sichern. Weiterhin unterstützen Sie die Organisation von Veranstaltungen und die operativen Abläufe in der Cluster-Geschäftsstelle.

Ihre Aufgaben:

Verwaltung der Finanzmittel im Exzellenzcluster Balance of the Microverse

Bearbeitung von Rechnungen inkl. Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit

Kommunikation und Schnittstellenmanagement für interne und externe Partner (Verwaltung, Fakultäten und Förderinstitutionen)

Organisatorische Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, insbesondere Buchung von Unterkünften für Gäste, Reisekostenabrechnungen sowie Koordination von Catering und weiteren logistischen Abläufen

Organisation von Mitgliederdaten und E-Mail-Verteilern

Terminplanung und -koordination

Ihr Profil:

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, kaufmännischen Bereich oder vergleichbarem Bereich oder über gleichwertige Fähigkeiten durch mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen

Sie bringen sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen mit, insbesondere fortgeschrittene Excel-Kenntnisse

Erfahrung in der Anwendung von SAP sind vorteilhaft

Sie verfügen über eine selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise

Eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit werden erwartet

Sie sprechen und schreiben stilsicher sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache

Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen? Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.

Unser Angebot:

Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung

Mitarbeit in einem engagierten Team sowie abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder mit Gestaltungsspielraum

Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm

Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)

Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot

30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und