Chefsekretärin (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

Eigenständige Organisation und Führung des Chefarztsekretariats

Terminplanung und -koordination (Sprechstunden, Besprechungen, externe Termine der Klinikleitung)

Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

selbstständiges Verfassen von Briefen, E-Mails und internen Mitteilungen

Korrektur von Arztbriefen, Gutachten und Befunden

Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Fortbildungsveranstaltungen (inkl. Protokollführung)

Reiseplanung und -abrechnung für die Klinikleitung

Unterstützung bei der Personalplanung und -verwaltung im ärztlichen Bereich

Verwaltung und Pflege von Patientenakten sowie Unterstützung bei administrativen Abläufen (z. B. Abrechnung, Dokumentation)

Schnittstellenfunktion zwischen Chefarzt/Klinikleitung, Pflegepersonal, Verwaltung und anderen Abteilungen

Darauf kommt es uns an:

Abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, MFA, Arztsekretär*in)

Berufserfahrung im Sekretariats- oder Klinikbereich von Vorteil

Sicherer Umgang mit MS Office und Krankenhausinformationssystemen (z. B. SAP)

Kenntnisse der medizinischen Terminologie

Organisationstalent, Diskretion und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten noch mehr:

Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.

Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.

Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.

Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E6 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 219/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren mit Option auf Verlängerung, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.