Sekretär (m/w/d) im Fachreferat Pflege

Der Medizinische Dienst Westfalen-Lippe übernimmt im gesetzlichen Auftrag an einer wichtigen Stelle Verantwortung für die Stabilität unseres Gesundheitssystems: Wir sorgen mit unserer sozialmedizinischen Begutachtung und Beratung dafür, dass es in unserer gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung gerecht und transparent zugeht. Dabei stehen wir auf der Seite der Versicherten und Beitragszahlenden, die auf ein funktionierendes Solidarsystem vertrauen. Diese Verantwortung tragen wir gerne und sind stolz darauf.

Im Zentralen Service in Münster ist zum 01.09.2026 die Stelle

Sekretär (m/w/d) im Fachreferat Pflege

mit dem Schwerpunkt Sozialmedizinische Expertengruppe Pflege/Hilfebedarf (SEG 2) neu zu besetzen.

Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die unser Team administrativ tatkräftig unterstützt und die reibungslose Organisation des Sekretariats sicherstellt.

Ihre Tätigkeit umfasst folgende Aufgaben:

Bearbeitung von Post und Maileingängen

Vorbereiten und Nachbereiten von Sitzungen, einschließlich

Erstellen und Versenden von Einladungen

Redigieren von Versand der Protokolle

Redigieren und Versand von Manuskripten (z. B. Expertisen und Stellungnahmen)

Pflege der Mitgliederliste der SEG 2

Einfordern, Anmahnen, Erfassen und Aufbereiten der Zeitaufwände der SEG 2 Mitglieder

Überwachung der Terminplanung und Vorbereitung

Beantwortung von Anfragen

Terminmanagement: Koordinieren und Bestätigen von Terminen sowie die Planung von Besprechungen

Pflege von Datenbanken (z.B. FAQ, Hilfsmittelliste für das Pflegegutachten)

Erstellen/Führen von Excel-Tabellen

Erstellen von PowerPoint-Präsentationen

Reisemanagement: Buchen von Hotels zu den Sitzungen sowie Recherche der kostengünstigsten Hotels

Büroorganisation: Verwaltung von Büromaterialien und technischem Equipment

Weitere Assistenz-Aufgaben im Rahmen des Fachreferats Pflege:

Entgegennahme von Telefonaten von (Pflege-) Einrichtungen

Aufnahme von telefonischen Beschwerden von Versicherten

Bearbeitung des Posteingangs

Weitere Tätigkeiten können vom Vorgesetzten übertragen werden.

Die Aufgabenerledigung erfolgt im Auftrag der Verantwortlichen des Fachreferats Pflege in beratender und durchführender Tätigkeit.

Wir erwarten von Ihnen:

Organisation und soziale Kompetenz

Teamfähigkeit und Freude an selbständiger Erledigung umrissener Aufgabenstellungen

Kommunikationsfähigkeit

Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme und zum selbständigen Handeln

EDV-Kenntnisse

Belastbarkeit und Lernbereitschaft

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexibler Arbeitszeitgestaltung und der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten bis max. 40% der wöchentlichen Arbeitszeit

5-Tage-Woche mit 37,5 Stunden

Eine attraktive Vergütung auf Basis des Tarifvertrages der Medizinischen Dienste (TV MD) nebst den üblichen Sozialleistungen im öffentlichen Dienst mit einem vollen 13.Monatsgehalt

Eine betriebliche Altersvorsorge bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL), vermögenswirksame Leistungen und ggf. Kinderzuschlag

30 Tage Urlaub

Strukturierte Einarbeitung für einen effektiven Start

Zielgerichtete und attraktive Fort- und Weiterbildungen

Eine interessante Tätigkeit in einem engagierten und zuverlässigen Team

Exklusive Mitarbeitervergünstigungen, wie Jobticket zur vergünstigten Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln und Corporate Benefits

Es handelt sich hierbei um eine Vollzeitstelle, die aber grundsätzlich teilbar ist.

Wenn unser Angebot Ihr Interesse geweckt hat, freue