Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (w/m/d) in der Geschäftsstelle des Instituts für Geschichte und Ethik der Medizin

Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (w/m/d) in der Geschäftsstelle des Instituts für Geschichte und Ethik der Medizin

23.07.2026, Wissenschaftsstützendes Personal

Wir suchen für unser Team eine engagierte Persönlichkeit in Teilzeit (bis zu 20 Stunden/Woche) als Sachbearbeiter:in / Teamassistenz (w/m/d) in der Geschäftsstelle des Instituts für Geschichte und Ethik der Medizin im Rahmen einer Elternzeitvertretung befristet ab 15.11.2026 bis voraussichtlich 30.09.2027. Die Stelle eignet sich besonders gut für interne Bewerber:innen aus der TUM zur vorübergehenden Aufstockung der Arbeitszeit.

Über uns

Das Institut für Geschichte und Ethik der Medizin befasst sich vorwiegend mit den ethischen und sozialen Fragen der Medizin, die sich aus aktuellen Entwicklungen in Forschung und Praxis ergeben. Direktorin des Instituts ist Professorin Alena Buyx, stellv. Direktor Prof. Marcello Ienca. Mehrere internationale Forschungsteams arbeiten an diversen wissenschaftlichen Projekten zu Themen am Puls der Zeit. Das Verwaltungs- und Sekretariatsteam sitzt in einem wunderschönen denkmalgeschützten Altbau zwischen Friedensengel und Prinzregententheater und besteht zur Zeit aus vier erfahrenen Kolleginnen (wovon eine in den Mutterschutz geht).

Wir suchen eine:n Kollegin/Kollegen, die/der nach angemessener Einarbeitung in der Personal-, Finanz- und Drittmittelverwaltung eingesetzt werden kann und zugleich administrative sowie organisatorische Aufgaben im Institutsalltag zuverlässig koordiniert. Nach Ihren persönlichen Schwerpunkten und Fähigkeiten werden wir gemeinsam Schwerpunkte für Ihre Arbeit während der Elternzeitvertretung definieren. Die Tätigkeit umfasst zudem kommunikative Aufgaben in deutscher und englischer Sprache.

Anforderungen

· Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung

· Erfahrung in der Verwaltungstätigkeit, idealerweise selbständig und eigenverantwortlich

Erfahrungen in der Verwaltung von Projekten

Ausgeprägtes Talent für Organisation und sorgfältiges Arbeiten

Sicherer Umgang mit MS-Office

Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

Teamfähigkeit, vernetztes Denken und Handeln, Flexibilität, Belastbarkeit

Erfahrung mit SAP-Rechnungsbuchung (wünschenswert, Einarbeitung in TUM-SAP erfolgt)

Aufgaben

Eigenständige und verantwortliche Personalverwaltung: Planung von Personalmaßnahmen, Stellenmanagement, Abstimmung mit Personalabteilung und Mitarbeiter:innen, Erstellung und Bearbeitung von Einstellungs-/Weiterbeschäftigungsunterlagen zur Weitergabe an die Personalabteilung der TUM, verantwortliche Koordination der studentischen Hilfskräfte in der Institutsverwaltung

Eigenständiges und verantwortliches Finanzmanagement: Überwachung der Institutskonten, Budgetplanung, Rechnungsbuchung (mithilfe von SAP), Abwicklung von Anträgen zur Reisekostenerstattung, Abstimmung mit Finanzabteilung

Eigenständige und verantwortliche Drittmittelverwaltung: Verwaltung und Überwachung von Drittmittelkonten (DFG, EU, BMBF etc.), Budgetplanung, Kontrolle Mittelverausgabung, Mittelabrufe

Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Selbständige Planung und Terminkoordination der Institutsleitung und des Instituts, verantwortliche Veranstaltungsplanung und -organisation, Organisation von Sitzungen des klinischen Ethikkomitees (KEK)

Wir bieten

· Beschäftigung und Vergütung erfolgen nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder bis zu TVL E-8, zuzüglich der attraktiven Leistungen des öffentlichen Dienstes wie betriebliche Al