Mitarbeiter im Sekretariat des Bildungszentrums 100% (m/w/d)

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Mitarbeiter im Sekretariat des Bildungszentrums 100% (m/w/d)

Teilzeit

Tätigkeitsfeld: Administration und Management

Beschäftigungsumfang: Vollzeit

Unternehmensbeschreibung

Das Robert Bosch Krankenhaus ist ein von der Robert Bosch Stiftung getragenes Krankenhaus der Zentralversorgung mit Funktionen der Maximalversorgung an drei Standorten. Mit 1.041 Betten nehmen das RBK, seine Standorte Klinik Charlottenhaus und RBK Lungenzentrum Stuttgart (Klinik Schillerhöhe) sowie die Klinik für Geriatrische Rehabilitation im Jahr bis zu 40.000 Patienten stationär auf. Zum Krankenhausbetrieb mit über 3.000 Mitarbeitenden gehören 17 Fachabteilungen in verschiedenen medizinischen Zentren, ein Bildungszentrum und Forschungsinstitute. Für Mitarbeitende bieten sich in dieser Struktur vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Das bundesweit renommierte Irmgard Bosch Bildungszentrum ist Teil des Robert Bosch Krankenhauses und bietet ein vielseitiges Bildungsangebot für Gesundheitsberufe, welches auf innovativen pädagogischen Konzepten basiert. Als vierte Säule des Bosch Health Campus verantworten wir die Bereiche Aus-, Fort- und Weiterbildung sowie die Führungskräfteentwicklung.

Bildung. Exzellenz. Innovation. – Dies ist unsere Vision und unsere Mission zugleich. Gestalten Sie Ihre Zukunft mit uns!

Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben

Eigenverantwortliche Organisation und Steuerung des Sekretariats des Bildungszentrums

Professionelle Unterstützung der Direktorin in administrativen, organisatorischen und koordinativen Angelegenheiten

Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen und Terminen einschließlich Protokollführung sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen

Selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz im Auftrag der Direktorin sowie Erstellung von Schreiben, Präsentationen und weiteren Unterlagen

Kommunikation und Korrespondenz mit internen Fachbereichen sowie externen Stellen, insbesondere Behörden, dem Regierungspräsidium, Kooperationspartnern und Bildungseinrichtungen

Pflege und Verwaltung von Ausbildungs-, Kurs- und Teilnehmerdaten sowie Dokumentationen

Administrative Begleitung von Prüfungen, Veranstaltungen und Konferenzen

Koordination von Terminen, Raumbelegungen und Besucherempfängen

Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Digitalisierung administrativer Prozesse

Sicherstellung eines professionellen Informationsflusses zwischen Direktion, pädagogischen Teams und Verwaltung

Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Organisationsaufgaben im Tagesgeschäft

Qualifikationen

Qualifikationsprofil und Skills

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte) oder eine vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im Bildungs-, Gesundheits- oder öffentlichen Sektor

Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie eine hohe digitale Affinität

Ausgeprägte schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Sicherheit in der professionellen Korrespondenz

Erfahrung im Umgang mit Behörden, Gremien oder komplexen Verwaltungsprozessen ist wünschenswert

Ausgeprägte Integrität, Loyalität gegenüber dem Bildungsauftrag und ein hohes Verantwortungsbewusstsein

Absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Verbindliches, professionelles und wertschätzendes Auftreten

Hohe Serviceorientierung sowie Freude am Umgang mit unterschiedlichen Me