Assistenz – Verwaltung, Kommunikation und Projektkoordination (w/m/d)

Assistenz – Verwaltung, Kommunikation und Projektkoordination (w/m/d)

Diese Stelle ist am Heidelberg Center for the Environment der Universität Heidelberg verortet und zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit 19,5 Wochenstunden unbefristet zu besetzen.

Als Assistenz der HCE-Geschäftsstelle erwartet Sie ein vielseitiges Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung, Kommunikation und Nachhaltigkeit. Sie unterstützen die laufenden Verwaltungsprozesse, die Kommunikation des HCE, Veranstaltungen sowie die organisatorische Begleitung von Projekten und internationalen Kooperationen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst:

Finanz-, Beschaffungs- und Projektverwaltung, insbesondere Budgetübersichten, Rechnungen, Reisekosten, Beschaffungen und administrative Projektabwicklung

Personaladministration, insbesondere Unterstützung bei Hilfskraftverträgen, Onboarding, Fristenmanagement und Abstimmung mit zentralen Verwaltungseinheiten

Pflege und Aktualisierung der HCE-Website in deutscher und englischer Sprache

Unterstützung der HCE-Kommunikation, insbesondere redaktionelle Aufbereitung von Nachrichten, Veranstaltungen, Projektinformationen, Newslettern und Social-Media-Beiträgen

Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, Workshops und Sitzungen des HCE

Administrative Koordination von HCE-Projekten und internationalen Kooperationen, insbesondere Terminabstimmung, Unterlagen, Kommunikation mit Beteiligten und Dokumentation

Koordination organisatorischer und einfacher IT-bezogener Abläufe, etwa Mailinglisten, Funktionspostfächer, Ablagestrukturen und Abstimmung mit dem URZ

Wir erwarten von Ihnen:

Eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Bezug zu Verwaltung, Kommunikation, Projektkoordination, Wissenschaftsmanagement oder Nachhaltigkeit

Idealerweise Erfahrung in der Hochschul- oder Wissenschaftsverwaltung

Kenntnisse in Finanz-, Beschaffungs- und Verwaltungsprozessen, idealerweise im universitären Umfeld

Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen, digitalen Kollaborationstools und idealerweise SAP beziehungsweise universitären Verwaltungssystemen

Erfahrung oder Interesse im Bereich Websitepflege, redaktionelle Kommunikation und Social Media

Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

Kommunikationsgeschick im Umgang mit internen und externen Schnittstellen

Sehr gute Deutschkenntnisse und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Interesse an Umwelt-, Klima- und Nachhaltigkeitsthemen sowie an der Arbeit in einem interdisziplinären Wissenschaftsumfeld

Wir bieten Ihnen:

Ein vielseitiges Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung, Kommunikation und Nachhaltigkeit

Ein gut vernetztes Arbeitsumfeld mit Einblicken in unterschiedliche Bereiche einer forschungsstarken Universität

Die Möglichkeit, die Arbeit eines interdisziplinären Zentrums organisatorisch und kommunikativ mitzugestalten

Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen im Rahmen der universitären Regelungen

Ein vielfältiges Angebot an universitärer Infrastruktur, Weiterbildungsmöglichkeiten und Mitarbeitendenprogrammen

Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TV-L.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte bis zum 06.09.2026 ausschließlich elektronisch in einer PDF-Datei unter Angabe des Stichwortes 'Assistenz HCE' an Dr. Maximilian