Assistenz der Leitung – Administration und Finanzen (w/m/d)

Assistenz der Leitung – Administration und Finanzen (w/m/d)

In der Rektoratsabteilung „Kommunikation und Marketing“ der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Vollzeitstelle (39,5 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen:

Assistenz der Leitung – Administration und Finanzen (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

Unterstützung der Leitung bei organisatorischen, administrativen und koordinierenden Aufgaben

Planung und Koordination von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen

Schriftliche und mündliche Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner∗innen in deutscher und gegebenenfalls englischer Sprache

Mitwirkung an der Mittelbewirtschaftung und Überwachung der Budgets

Verwaltung der Finanzmittel einschließlich SAP-gestützter Rechnungsbearbeitung

Durchführung von Beschaffungs- und Vergabeverfahren nach universitären Richtlinien

Vorbereitung, Erstellung und Abwicklung von Verträgen (u. a. Raumüberlassungs-, Honorar- und Werkverträge)

Ihr Profil:

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung

Berufserfahrung im universitären Umfeld ist wünschenswert

Vertiefte Kenntnisse im Haushalts-, Rechnungs- und Vertragswesen

Erfahrung im Umgang mit Vergabe- und Beschaffungsprozessen

Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie ein sicheres Auftreten

Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil

Eigenständige sowie ziel- und serviceorientierte Arbeitsweise

Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit

Wir bieten:

Ein angenehmes Arbeitsklima innerhalb eines erfahrenen und motivierten Teams

Ein hervorragend ausgestattetes und vernetztes Arbeitsumfeld, das spannende Einblicke in viele Bereiche der Universität ermöglicht

Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle

Bezuschusstes Deutschlandticket, Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Die Gelegenheit zur Fort- und Weiterbildung sowie zur Teilnahme an Angeboten des Hochschulsports und der Gesundheitsförderung

Nutzung der Mensen und Einrichtungen der Hochschulgastronomie

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) unter dem Stichwort „KuM – Assistenz“ bis spätestens 30.08.2026 per E-Mail in einem PDF-Dokument an senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter .