Senior Referent:in Einkauf und Vergabe (d/w/m) NUM

Senior Referent:in Einkauf und Vergabe (d/w/m) NUM

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Arbeitszeit

Vollzeit

Eintrittsdatum

September 2026

Dauer der Anstellung

Befristet

Bewerbungsfrist

23.08.2026

Einsatzort Charité

Campus Charité Mitte

Kennziffer

8007

Entgeltgruppe

E13

Arbeiten an der Charité

Die NUM-Koordinierungsstelle bildet den organisatorischen Kern des Netzwerks Universitätsmedizin (NUM), eines bundesweiten Netzwerks der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Die Koordinierung des NUM liegt derzeit bei der Charité – Universitätsmedizin Berlin, die die Gesamtprojektleitung innehat und Sitz der Koordinierungsstelle ist.

Die Koordinierungsstelle plant und steuert die Aktivitäten des NUM und ist zentrale Ansprechpartnerin für die beteiligten Standorte, Projekte, Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftler sowie weitere Stakeholder.

Bis voraussichtlich 30.06.2027 wird das NUM weiterhin aus der Charité heraus koordiniert. Parallel werden der Aufbau und die Überführung der Koordinierungsstelle in eine eigenständige, institutionell durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt geförderte Organisationsstruktur mit ca. 100 Mitarbeitenden vorbereitet. Damit verbunden ist der Aufbau einer eigenständigen Einkaufs- und Vergabestelle. Mit der Überführung der NUM Koordinierungsstelleaus der Charité in die NUM GmbH wird diese Stelle ebenfalls in die NUM GmbH übergehen.

Die Stelle im Überblick

Sie verantworten den Aufbau der zentralen Funktion Einkauf und Vergabe für die künftige eigenständige Organisationsstruktur des NUM und übernehmen dabei sowohl konzeptionelle als auch operative Verantwortung. Ziel ist es, wirtschaftliche, rechtskonforme und serviceorientierte Beschaffungsprozesse aufzubauen und dauerhaft sicherzustellen.

In der Aufbauphase entwickeln Sie Strukturen, Prozesse und Standards für Einkauf und Vergabe. Gleichzeitig übernehmen Sie die operative Durchführung und Steuerung von Beschaffungs- und Vergabeverfahren. Mit dem weiteren Organisationsaufbau gestalten Sie die Übergabe administrativer Tätigkeiten an unterstützende Funktionen und steuern externe Dienstleister.

Ihre konkreten Aufgaben

Aufbau, Ausgestaltung und Weiterentwicklung der zentralen Funktion Einkauf und Vergabe

Entwicklung und Etablierung wirtschaftlicher, standardisierter und vergaberechtskonformer Beschaffungs- und Vergabeprozesse unter Berücksichtigung vergabe-, zuwendungs- und haushaltsrechtlicher Anforderungen

Eigenverantwortliche Planung, Durchführung und Dokumentation nationaler Vergabeverfahren sowie Steuerung komplexer oder EU-weiter Vergaben gemeinsam mit externen Vergabeberatungen – von der Bedarfsaufnahme über die Wahl der Vergabestrategie, Angebotseinholung und Angebotswertung bis zur Zuschlagserteilung und Vertragsvorbereitung

Aufbau eines Einkaufs- und Vergabecontrollings sowie Erstellung von Auswertungen, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung

Mitwirkung bei der Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung einer digitalen Einkaufs- und Vergabesoftware einschließlich der Gestaltung von Workflows und Dokumentationsstandards

Aufbau und Weiterentwicklung eines Vertrags- und Lieferantenmanagements einschließlich Pflege relevanter Register, Vertragslaufzeiten und Fristen

Steuerung externer Dienstleister, insbesondere Vergabeberatungen sowie Anbieter von Einkaufs- und Vergabelösungen

Beratung der Fachbereiche bei Beschaffungsvorhaben sowie Unterstützung b