Sachbearbeiter / Verwaltung in einer sozialen Einrichtung (m/w/d)

Sachbearbeiter / Verwaltung in einer sozialen Einrichtung (m/w/d)

Heilpädagogische Ambulanz Berlin gGmbH (HpA)

Turmstraße 21, 10559 Berlin

Teilzeit, Vollzeit

Stellenbeschreibung

Anstellungsart

Teilzeit

Vollzeit

Schichten und Arbeitszeiten

Montag bis Freitag

Arbeitsort

Turmstraße 21, 10559 Berlin

Leistungen

Aus der vollständigen Stellenbeschreibung

Weiterbildungsprogramme

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Vollständige Stellenbeschreibung

Sachbearbeiter / Verwaltung in einer sozialen Einrichtung (m/w/d)

Umfang

Teilzeit (20-30 Stunden)

Arbeitsbeginn

nach Vereinbarung

Arbeitstage

5-Tage-Woche

Ort

Berlin

Die Heilpädagogische Ambulanz Berlin gGmbH (HpA) bietet heilpädagogische und therapeutisch orientierte Hilfen für Menschen mit kognitiver Beeinträchtigung und herausforderndem Verhalten an. Die Assistenz dient der Förderung der Selbstständigkeit und der sozialen Kompetenz sowie der Überwindung von Barrieren. Im Sinne unserer Konzeption begleiten wir leistungsberechtigte Personen sowohl in ihrem Alltag, Arbeitsleben und sozialen Umfeld, als auch in therapeutischen Prozessen mit dem Ziel der Teilhabe und Teilnahme am gesellschaftlichen Leben.

Für unseren Standort in Moabit suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten und zuverlässigen Sachbearbeiter (m/w/d) für die Verwaltung in einer sozialen Einrichtung.

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung und die Organisation bei administrativen, organisatorischen und prozessbezogenen Aufgaben. Sie sorgen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise für reibungslose Abläufe, übernehmen Verantwortung in verschiedenen Verwaltungsbereichen und wirken aktiv an der Weiterentwicklung unserer internen Strukturen mit.

Aufgabenbereich:

Organisation und Verwaltung

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz (E-Mail, Postein- und -ausgang)

Pflege, Verwaltung und Aktualisierung von Daten, Übersichten und Dokumentationen

Erstellung und Auswertung von Tabellen, Statistiken und Berichten

Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und internen Terminen

Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen

Übernahme von Vertretungsaufgaben innerhalb der Verwaltung (z. B. Empfang und Sekretariat)

Personaladministration

Unterstützung bei administrativen Personalprozessen, z. B. Urlaubs- und Vertretungsplanung

Verwaltung und Überwachung interner Fristen (z. B. Führungszeugnisse, Probezeiten und Befristungen)

Pflege personalbezogener Übersichten und Dokumentationen

Organisation von Fortbildungen und Veranstaltungen

Planung und Organisation interner Fortbildungen

Kommunikation mit externen Ansprechpartner*innen

Bearbeitung von Anmeldungen, Stornierungen und Umbuchungen

Vor- und Nachbereitung von Fortbildungsveranstaltungen

Organisation von Räumlichkeiten, Technik und Catering

Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen

Verwaltung und Einforderung notwendiger Unterlagen (z. B. Teilnahme- und Fortbildungsnachweise)

Voraussetzungen und Fähigkeiten:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung im administrativen oder kaufmännischen Umfeld

Idealerweise Erfahrung in einem sozialen Unternehmen oder im Gesundheits- bzw. Sozialwesen

Gute organisatorische Fähigkeiten und Zahlenverständnis

Strukturierte, sorgfältige und selbstständige A