Mitarbeiter*in (m/w/d) für Sekretariat und Sachbearbeitung

Die Ethik-Kommission der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht eine*n

Mitarbeiter*in (m/w/d) für Sekretariat und Sachbearbeitung

Die Ethik-Kommission berät Forschungsvorhaben am Menschen unter ethischen und rechtlichen Gesichtspunkten. Als öffentlich-rechtliche Ethik-Kommission übernimmt sie darüber hinaus die gesetzlich vorgesehenen Aufgaben im Zusammenhang mit klinischen Studien und Prüfungen von Arzneimitteln und Medizinprodukten.

Als Mitarbeiter*in (m/w/d) für Sekretariat und Studienbearbeitung unterstützen Sie die Geschäftsstelle bei der organisatorischen und administrativen Umsetzung dieser verantwortungsvollen Aufgaben. Nach einer erfolgreichen Einarbeitung besteht die Möglichkeit, schrittweise auch fachliche Aufgaben in der Bearbeitung und Beratung von Forschungsvorhaben zu übernehmen.

Wir bieten Ihnen:

eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Team

ein modern ausgestattetes Arbeitsumfeld

vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

eine hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg

Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit der Telearbeit

weitere Leistungen, wie z.B. ergänzende Altersvorsorge, Zuschuss zum Jobticket

angezielte Eingruppierung TV-L 9

Einblick in Ihre Aufgaben:

Sie organisieren das Sekretariat der Geschäftsstelle eigenverantwortlich und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft

Sie bearbeiten den allgemeinen E-Mail- und Telefonverkehr und übernehmen die selbstständige Korrespondenz zu organisatorischen und administrativen Anliegen

Sie pflegen kontinuierlich verschiedene Datenbanken sowie den Internetauftritt der Ethik-Kommission

Sie planen und begleiten Vollversammlungen, Fortbildungsveranstaltungen und weitere Termine organisatorisch

Sie koordinieren Termine und übernehmen die Vor- und Nachbereitung der Kommissionssitzungen

Sie unterstützen das Gebührenmanagement und die Rechnungsstellung, unter anderem mit SAP und ethikPool

Nach entsprechender Einarbeitung übernehmen Sie zudem Aufgaben in der Studienbearbeitung, insbesondere:

Vorprüfung von Forschungsanträgen auf Vollständigkeit im elektronischen Antragssystem ethikPool

formale Beratung der Antragsteller*innen vor der Einreichung und während des Begutachtungsprozesses

Prüfung der eingereichten Antragsunterlagen, auch in englischer Sprache

strukturierte Vorbereitung der Antragsunterlagen für die Geschäftsführung und die Mitglieder der Ethik-Kommission

Begleitung von Antragstellenden während des gesamten Verfahrens und direkte Ansprechperson für die Antragsteller*innen

Persönlich überzeugen Sie durch:

eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich, ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Qualifikation

mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Geschäftsstellenbereich

einen sicheren Umgang mit moderner Bürokommunikation und die Bereitschaft zur Einarbeitung in elektronische Antragssysteme

eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache, insbesondere für die eigenständige Erstellung professioneller Korrespondenz und Schriftsätze

sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein verbindliches Auftreten

die Fähigkeit, auch bei vielfältigen und parallel anfallenden Aufgaben den Überblick zu behalten und selbstständig Entscheidungen zu treffen

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