Projektleitung (w/m/d) für die Ausschreibung und Implementierung einer Software zur Promovierendenverwaltung

Projektleitung (w/m/d) für die Ausschreibung und Implementierung einer Software zur Promovierendenverwaltung

Im Digital Office und der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (39,5 Wochenstunden) befristet für die Dauer des Projekts (2 Jahre) zu besetzen:

Projektleitung (w/m/d)

für die Ausschreibung und Implementierung einer Software zur Promovierendenverwaltung

Die Universität Heidelberg führt im Rahmen eines universitätsweiten Digitalisierungsprojekts ein neues System zur Verwaltung des Promotionsprozesses ein. Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die die Ausschreibung zur Ablösung des bestehenden Systems sowie das damit verbundene Anforderungsmanagement koordiniert und die Implementierung des neuen Systems begleitet.

Die Position ist im Digital Office der Universität Heidelberg angesiedelt und der oder die Stelleninhaber∗in wird gleichzeitig eng mit der Graduiertenakademie der Universität Heidelberg zusammenarbeiten.

Ihre Aufgaben:

Koordination der Ausschreibung: Eigenständige Erstellung eines strukturierten Anforderungskatalogs, Analyse fachlicher und organisatorischer Bedarfe sowie Abstimmung mit dem Universitätsrechenzentrum, der Graduiertenakademie und den Fakultäten; Durchführung des Vergabeverfahrens in Zusammenarbeit mit der Beschaffungsstelle

Anforderungsmanagement: Analyse, Dokumentation und Abstimmung fachlicher und technischer Anforderungen sowie notwendiger Schnittstellen zu bestehenden universitären Systemen

Roll-Out der Software: Konzeption, Planung und Steuerung der Einführung einer Software; Kommunikation und Abstimmung mit den Fakultäten; Koordination von übergreifenden Abstimmungsprozessen; begleitendes Konflikt- und Risikomanagement während des Implementierungsprozesses

Change-Management: Konzeption und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Austauschformaten und Schulungen

Abstimmung und Zusammenarbeit mit externen Akteur∗innen: Steuerung von und Kommunikation mit dem externen Software-Dienstleister, Teilnahme an universitätsübergreifenden User-Groups der Software-Lösung, Teilnahme an Austauschformaten mit anderen Universitäten

Berichtswesen und Entscheidungsunterstützung: Erstellung von Berichten, Analysen und Entscheidungsvorlagen; Monitoring und Dokumentation von Projektfortschritten

Unterstützung des oder der technischen Projektmitarbeiter∗in: Unterstützung bei der adressatengerechten Formulierung technischer Anforderungen, beim Erheben und Auswerten dieser Anforderungen und bei der Priorisierung; Unterstützung bei der Erstellung des Testkonzepts

Ihr Profil:

Sie verfügen über ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (mindestens Master) oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie überzeugen durch starke Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten und haben Erfahrung in der Einführung oder Betreuung komplexer Softwarelösungen. Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse im Bereich öffentlicher Ausschreibungsverfahren.

Darüber hinaus wünschen wir uns:

Eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Ausgeprägte Moderationskompetenzen zur Harmonisierung unterschiedlicher fachlicher Anforderungen

Teamfähigkeit und ein starkes soziales Kompetenzprofil

Kenntnisse universitärer Verwaltungsstrukturen sind von Vorteil

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Einen sicheren Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, sich in neue technische S