Teamassistenz - Schreibservice (w/m/d)

Teamassistenz - Schreibservice (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter∗innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher∗innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Im Personaldezernat der Universität Heidelberg, Abteilungen 5.1 und 5.2, ist baldmöglichst folgende Stelle ganztags unbefristet zu besetzen:

Teamassistenz - Schreibservice (w/m/d)

Das Dezernat Personal ist mit den Bereichen der Abteilungen 5.1 und 5.2 verantwortlich für die Personaladministration der Beschäftigten und Beamt∗innen der Universität Heidelberg, von der Einstellung oder Ernennung über eine mögliche Beurlaubung oder Freistellung bis hin zur Beendigung der Tätigkeit. Die Abteilungen verstehen sich als interne Dienstleister und nehmen dabei neben der beratenden Funktion bei personal- und dienstrechtlichen Fragestellungen für Mitarbeiter∗innen auch Aufgaben im Rahmen des Reisemanagements sowie in der administrativen Begleitung der Berufungsverfahren wahr. Der Schreibservice ist dabei die übergreifende Servicestelle der Abteilungen 5.1 und 5.2 bei der Vorbereitung, Unterstützung und Abwicklung der mit obigen Tätigkeiten verbundenen Aufgaben.

Ihre Aufgaben:

Assistenz für die Personalreferent∗innen im operativen Tagesgeschäft und bei Sonderaufgaben

Korrespondenz und allgemeine Schreibaufgaben

Bearbeitung der Post (auch elektronisch)

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten (insbesondere Formularerstellung, Bearbeitung und Abwicklung der Jobticketanträge, Bearbeitung der Webseiten)

Ablage und Aktenpflege

Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Servicebereichs

Ihr Profil:

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation /-management oder gleichwertige Ausbildung im Verwaltungsbereich

Einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-/Verwaltungswesen

Organisationsgeschick, Engagement und Verantwortungsbewusstsein

Sehr gute Kenntnisse und routinierter Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Gute Kenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten mit Adobe Acrobat Pro

Bereitschaft sich in digitale Prozesse einzuarbeiten

Gute Englisch- und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Diskretion, Kommunikationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Servicementalität

Die Fähigkeit Prozessabläufe lösungsorientiert zu hinterfragen und zu durchdenken

Wir bieten:

Ein abwechslungsreiches und interessantes Aufgabengebiet

Ein aufgeschlossenes und engagiertes Team in einem transformativen Arbeitsgebiet

Eigenständiges Arbeiten mit der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen

Weiterbildungsmöglichkeiten und persönliche Entwicklung

Jobticket als bezuschusstes Deutschlandticket und die Möglichkeit der Anmietung eines vergünstigten Parkplatzes, Fahrradleasing

Einen Arbeitsplatz in zentraler Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Vergünstigte Nutzung der Mensen der Universität

Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 18.09.2026 in einer PDF-Datei ausschließlich per E-Mail an senden.

Für Rückfragen steht Ihnen Herr Dr.