Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung (Vollzeit)

Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung (Vollzeit, befristet als Elternzeitvertretung für 2 Jahre)

Job-ID: 21310

DKMS Registry gGmbH

Tübingen, DE

Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen!

Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit. In einem weltweiten Netzwerk von rund 1.600 DKMS-Kolleg:innen möchten wir gemeinsam mit Ihnen und über 13 Mio. registrierten Spender:innen weiter an diesem Ziel arbeiten.

Die DKMS Registry gGmbH ist ein internationales Register zur Vermittlung von Blutstammzellprodukten. Die suchrelevanten Daten von potentiellen Stammzellspender:innen werden dabei Registern, Sucheinheiten und Transplantationszentren weltweit in pseudonymisierter Form für die Suche nach einer/einem unverwandten Spender:in zur Verfügung gestellt. Ziel ist es, für Patient:innen, die eine Blutstammzelltransplantation benötigen, den/die am besten passendsten Spender:in zu vermitteln.

Als Personal Assistant mit Veranwortlichkeiten im Office Management und der Öffentlichkeitsarbeit arbeiten Sie nicht nur eng mit dem Geschäftsführer der DKMS Registry zusammen, sondern engagieren sich auch in unserem Team von derzeit 26 Mitarbeiter:innen und sind Ansprechpartner:in für viele Abteilungen der DKMS. Sie haben Einfluss auf die inhaltliche Gestaltung und den Wirkungskreis Ihrer Tätigkeit.

Für die DKMS Tochtergesellschaft DKMS Registry gGmbH in Tübingen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet als Elternzeitvertretung für 2 Jahre, eine

Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung (Vollzeit)

IHRE AUFGABEN:

Sichtung und Priorisierung der Korrespondenz an die Geschäftsführung, in Absprache eigenständige Bearbeitung der Anfragen

Moderation und Protokollierung von Regelbesprechungen und Workshops

Koordination, Vor- und Nachbereitung der Termine der Geschäftsführung

Verantwortung für das Reisemanagement des Registry Managements

Inhaltliche Begleitung abgestimmter Themen des Registry Managements, Erstellung von zielgruppengerechten Präsentationen, Analysen und Inhalten

Selbstständige Betreuung des Office Managements in Zusammenarbeit mit Shared Service Bereichen und Dienstleistern

Verwaltung von Bestellungen, Rechnungsfreigaben und der Bargeldkasse

Koordination, Gestaltung und Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit des DKMS Registrys in Zusammenarbeit mit Kolleg:innen des Registers und Corporate Communications (Intranet, Webpage, Social Media, etc.)

Organisation und Gestaltung von Events und Geschäftsbesuchen

UNSERE ANFORDERUNGEN:

Abgeschlossene Ausbildung oder abgeschlossenes Studium, z. B. im kaufmännischen oder einem vergleichbaren Bereich

Einschlägige Berufserfahrung als Personal Assistant oder im Bereich Office Management

Weiterbildungen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und/oder Social Media von Vorteil

Absolute Loyalität, Vertraulichkeit und Verbindlichkeit

Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein sehr gutes Zeitmanagement

Engagement und Einsatz mit Motivation für das Team und die Sache

Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise

Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und eine hohe interkulturelle Kompetenz

Gute Anwenderkenntnisse in MS Office

Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse

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