NUM-Koordinierungsstelle: Assistenz der Netzwerkkoordination (d/w/m) Biobank-Plattform

NUM-Koordinierungsstelle: Assistenz der Netzwerkkoordination (d/w/m) Biobank-Plattform

Zum 01. Juli 2026 startete das NUM-Projekt „Biobank-Plattform für Deutschland“ (BPD). Ziel der Plattform ist der Aufbau einer bundesweit koordinierten Forschungsinfrastruktur, die den Zugang zu qualitätsgesicherten Bioproben und zugehörigen Daten für Wissenschaft und Industrie vereinfacht. Hierfür werden bestehende Biobanken vernetzt, gemeinsame Prozesse und IT-Lösungen etabliert sowie ein datenschutzkonformer und effizienter Zugang zu Bioproben, klinischen Daten und Analysedaten ermöglicht. Zur Unterstützung des Teams vom GBN suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz, die die Projektleitung und das Projektmanagement des Projekts „Biobank-Plattform für Deutschland“ bei allen administrativen und finanziellen Fragestellungen unterstützt.

Die Aufgaben umfassen insbesondere:

Termin-, Meeting- und Gremienmanagement: Koordination von Terminen der Projektleitungen sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Netzwerktreffen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle, Beschlussverfolgung)

Reise- und Veranstaltungsorganisation: Planung und Abwicklung von Dienstreisen im In- und Ausland sowie organisatorische Unterstützung bei Konferenzen und Tagungen

Administrative Unterstützung: Büro- und Sekretariatsaufgaben, Korrespondenz (deutsch/englisch), Dokumentenmanagement und Datenpflege

Vertrags- und Finanzverwaltung (unterstützend): Vorbereitung und Fristenüberwachung von Verträgen sowie Bearbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Budgetüberwachung

Kommunikation und Schnittstelle: zentrale Ansprechperson für administrative Fragen und Schnittstelle zu Partnern, Dienstleistern und Verwaltung

Bewerbungsfrist: 14.09.2026

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Senior Referentin / Senior Referent (d/w/m) HR Operations (NUM)

Sie übernehmen eine zentrale Aufbau- und Betriebsverantwortung für die Personaladministration der künftigen NUM-Geschäftsstelle. In der Aufbauphase definieren Sie gemeinsam mit internen Schnittstellen und externen Dienstleistern Prozesse, Rollen, Systemanforderungen, Datenflüsse, Vorlagen und Zuständigkeiten. Nach Einführung der Strukturen verantworten Sie deren laufenden Betrieb selbst: Sie steuern und bearbeiten die zentralen administrativen HR-Prozesse, sichern deren Qualität und entwickeln sie bedarfsgerecht weiter. Ein wesentlicher Bestandteil der Rolle ist die Einführung und fachliche Ausgestaltung eines HR-/Personaladministrationstools. Dazu gehören insbesondere Prozessaufnahme und Sollprozessdefinition, Rollen- und Rechtemodell, Workflows und Self-Service-Funktionen, Schnittstellen zu Payroll und weiteren Dienstleistern, Testfälle, Abnahme, Go-live-Vorbereitung sowie die Sicherstellung, dass die Prozesse ab Start funktionieren.

Die Stelle ist ausdrücklich nicht als reine Projekt-, Konzeptions-, Recruiting- oder Koordinationsrolle angelegt. Gesucht wird eine Person, die HR Operations ganzheitlich kennt, Personaladministration bereits praktisch ausgeführt hat und fachlich belastbare Prozesse aufbauen, in den Regelbetrieb überführen und im Alltag selbst steuern kann.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt zu Beginn auf dem Personalübergang von der Charité in die neue Organisationsstruktur. Dazu gehören die administrative Vorbereitung, die strukturierte Daten- und Dokumentenübernahme, die Klärung von Schnittstellen sowie die rechtssichere Abbildung von Beschäftigungsbedingungen, Fristen, Personalakten und laufenden