Teamleitung Verwaltung (m/w/d)

Teamleitung Verwaltung (m/w/d)

35–40 Stunden | Mainz | bis zu 2 Tage Homeoffice pro WocheDu führst unser dreiköpfiges Verwaltungsteam und entwickelst gemeinsam mit ihm unsere administrativen Prozesse weiter. Dabei geht es weniger darum, möglichst viel selbst zu bearbeiten, sondern gute Strukturen zu schaffen, Schnittstellen zu verbessern und digitale Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen.Wir suchen dabei nicht nach einem bestimmten Lebenslauf. Wenn du komplexe Zusammenhänge schnell verstehst, strukturiert arbeitest und Verantwortung übernehmen möchtest, kannst du dir fehlendes Fachwissen bei uns aneignen.Was Verwaltung bei uns bedeutetDie RheinAssistenz beschäftigt rund 270 Mitarbeitende. Unsere Verwaltung kümmert sich insbesondere um Personaladministration, die internen Prozesse rund um die Entgeltabrechnung, Rechnungsstellung und zentrale Verwaltungsabläufe.Recruiting, Dienstplanung und die operative Personalführung unserer Mitarbeitenden in Assistenz und Integrationshilfe liegen dagegen überwiegend in unseren Fachabteilungen.Was du bei uns bewirkstDu entwickelst unsere Verwaltungsprozesse weiter. Du erkennst unnötige Arbeitsschritte, unklare Schnittstellen und Verbesserungspotenziale, entwickelst praktikable Lösungen und sorgst dafür, dass diese im Arbeitsalltag funktionieren.Du führst unser Verwaltungsteam. Du schaffst klare Zuständigkeiten und Prioritäten, triffst Entscheidungen und unterstützt die derzeit drei Mitarbeitenden dabei, möglichst eigenverantwortlich zu arbeiten und sich weiterzuentwickeln.Du trägst Verantwortung für unsere administrativen Kernprozesse. Dazu gehören insbesondere Personaladministration, Rechnungsstellung und die Abläufe rund um die Entgeltabrechnung. Eigene Sachbearbeitung soll dabei die Ausnahme bleiben.Du steuerst die Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro. Dafür solltest du grundlegende Zusammenhänge der Entgeltabrechnung verstehen oder bereit sein, dich fundiert in das Thema einzuarbeiten. Entscheidend ist, dass du unsere internen Abläufe und die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro fachlich steuern kannst.Du entwickelst unsere digitalen Arbeitsweisen weiter. Unsere zentrale Personalverwaltungssoftware rexx sollst du perspektivisch sicher beherrschen und administrieren. Außerdem suchen wir kontinuierlich nach Möglichkeiten, Prozesse sinnvoll zu digitalisieren und zu automatisieren.Du setzt dich mit neuen Möglichkeiten durch KI auseinander. Dafür musst du noch kein Profi sein. Wichtiger ist uns, dass du neugierig bist, dich schnell in neue Werkzeuge einarbeiten kannst und erkennst, wo Technologie Verwaltungsarbeit einfacher oder besser machen kann.Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen. Gemeinsam klären wir Ziele und Rahmenbedingungen; innerhalb dieses Rahmens sollst du deinen Verantwortungsbereich möglichst eigenständig gestalten. Mit deiner Erfahrung und Entwicklung kann auch dein Verantwortungsbereich weiter wachsen.Was du mitbringen solltestWelchen beruflichen Weg du bisher gegangen bist, ist für uns weniger wichtig als das, was du daraus mitbringst. Du solltest aber bereits relevante Berufserfahrung beispielsweise in Verwaltung, Personaladministration, kaufmännischen Prozessen, Operations oder einem vergleichbaren organisatorischen Umfeld gesammelt haben.Wichtig sind uns insbesondere:die Fähigkeit, komplexe Abläufe schnell zu verstehen, zu strukturieren und weiterzuentwickelneine selbstständige, zuverlässige und gut organisierte ArbeitsweiseVerantwortungsbereitschaft und die Fähigkeit, Ents