Sachbearbeiter*in Berufungen (m/w/d)

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Bereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten eine*n

Sachbearbeiter*in Berufungen (m/w/d)

Übernehmen Sie Verantwortung:

Werden Sie zentrale*r Ansprechpartner*in (m/w/d) für die administrativen Prozesse der Berufungsverfahren an unserer Fakultät. Sie verbinden eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit der Kompetenz, komplexe rechtliche Fragestellungen präzise zu erfassen und zu lösen? Ein hohes Maß an Gewissenhaftigkeit, ein sicherer Kommunikationsstil sowie eine ausgeprägte Digitalisierungsaffinität vervollständigen Ihr Profil? Das klingt nach Ihnen? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung für diese abwechslungsreiche Aufgabe – auch als Berufseinsteiger*in oder Wiedereinsteiger*in (m/w/d)!

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

Initiierung und Betreuung der Ausschreibungsverfahren für Professuren

Planung, Vor- und Nachbereitung der Berufungs- und Auswahlkommissionssitzungen und ggfs. IT-Unterstützung in den Sitzungen (Videokonferenztechnik)

Beratung der Bewerber*innen; der Vorsitzenden und Mitglieder der Berufungs- und Auswahlkommissionen zu allen formalen und administrativen Fragen des Berufungsverfahrens

Erfassung und Aufbereitung eingehender Bewerbungen für die Berufungs- und Auswahlkommissionen

administrative Vorbereitung der berufungsrelevanten Gremienentscheidungen der Fakultät und der Universität und z.T. des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg

systematische Erstellung von Analysen und Statistiken

unterstützende Einführung und Weiterentwicklung eines Berufungsportals mit dem Ziel der Etablierung digitaler Akten und Prozesse

kontinuierliche selbstständige Aktualisierung, Optimierung und Weiterentwicklung der QM-Prozesse in Berufungsverfahren

Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung der Homepage für den Bereich Berufungen

Sie bringen mit:

eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, z.B. im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung z.B. im Personalbereich oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium z.B. im Bereich Public Administration/Management oder Personalmanagement

Freude an komplexen verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen bei selbstständigem, eigenverantwortlichem, präzisem, strukturiertem und serviceorientiertem Arbeiten mit hoher Eigenmotivation unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben, aber auch zur selbstständigen Einarbeitung in die komplexen Themengebiete, die mit der Stelle verbunden sind

einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten und Cloud-Systemen

eine gewisse Flexibilität in der Zeiteinteilung entsprechend den Anforderungen der Berufungsverfahren

idealerweise Erfahrung in Qualitätsmanagement-Prozessen

einen guten situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache

hohe Digitalisierungsorientierung.

Die Stelle ist in Vollzeit (100%) unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis zu TV-L E 9a möglich.

Unser Angebot:

Perspektive: spannendes, abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit tragfähigen beruflichen und persönlichen Entwicklungsperspektiven und einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot

Verlässlichkeit: hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg

Wertschätzung: modernes Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbei