Beschäftigte∗r im Verwaltungsdienst / Fremdsprachensekretär∗in (w/m/d)

Beschäftigte∗r im Verwaltungsdienst / Fremdsprachensekretär∗in (w/m/d)

Am Anglistischen Seminar der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit mit 19,75 Stunden/Woche befristet bis zum 30. September 2030 zu besetzen:

Beschäftigte∗r im Verwaltungsdienst / Fremdsprachensekretär∗in (w/m/d)

Es handelt sich um eine Stellvertretung im Fachbereichssekretariat der englischen Sprachwissenschaft, welches auch Sekretariatsaufgaben der sprachwissenschaftlichen Lehrstühlen Heyd und Landert mitbetreut.

Ihre Aufgaben:

Zuverlässige Verrichtung allgemeiner Sekretariatsarbeiten eines Lehrstuhls (Büroorganisation, Terminkoordination sowie die Organisation und Optimierung lehrstuhlinterner Abläufe)

Unterstützung bei der Instituts-, Fachbereichs- und Lehrstuhlverwaltung und der Verwaltung von Drittmittelprojekten, inklusive Finanzverwaltung

Studienorganisatorische Aufgaben, u. a. Lehr- und Prüfungsplanung und Erfassung und Verwaltung von Kursleistungen der Studierenden

Bearbeitung von Dienstreisen, Abrechnungen, Beschaffungsanträgen und Einstellungsanträgen für Hilfskräfte und Tutor∗innen

Erledigung von deutscher und englischer Korrespondenz sowie mündliche und schriftliche Kommunikationskompetenz in einer romanischen Sprache (französisch oder spanisch)

Aufbereitung von (englischsprachigen) wissenschaftlichen Texten für Veröffentlichungen und von (englischsprachigen) Materialien für die Lehre

Mitarbeit bei der Organisation von Konferenzen, Veranstaltungen sowie bei der Betreuung internationaler Gastdozent∗innen

Ihr Profil:

Eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise

Sehr gute Fähigkeiten in Organisation und Kommunikation

Hervorragende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (gerne auch Englisch als Erstsprache) sowie sehr gute Kenntnisse in Wort und Schrift in einer romanischen Sprache (französisch oder spanisch)

Hervorragende Anwendungskompetenz in den Standard-Office-Programmen (insbesondere Word, PowerPoint und Excel) sowie Kenntnisse von Videokonferenzprogrammen

Bereitschaft zur Einarbeitung in neue EDV-Programme

Arbeitserfahrung im universitären Bereich sowie Kenntnisse über universitäre Strukturen sind von Vorteil

Wir bieten:

Abwechslungsreiche Tätigkeiten und eine sehr freundliche Arbeitsatmosphäre

Vielfältige Angebote durch die Universität Heidelberg: bezuschusstes Deutschlandticket, Weiterbildungsmöglichkeiten im internen Bildungsprogramm, Hochschulsport etc.

Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe 9a TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 25.10.2026 und in einer PDF-Datei per E-Mail an senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter .