Teamassistenz (d/w/m) KIS-Projekt

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Arbeitszeit

Vollzeit

Eintrittsdatum

schnellstmöglich

Dauer der Anstellung

Befristet

Bewerbungsfrist

04.09.2026

Einsatzort Charité

Campus Charité Mitte

Kennziffer

7863

Entgeltgruppe

E9b

Arbeiten an der Charité

Die Charité führt als erste Klinik in Deutschland das Krankenhausinformationssystem (KIS) des internationalen Marktführers Epic Systems ein. Das bedeutet für die Charité nicht nur einen relevanten Technologiesprung, sondern vor allem auch umfassende Veränderungen in Arbeitsweisen, Prozessen und interprofessioneller Zusammenarbeit. Als Assistenz unterstützt du die Projektleitung und das Projektteam im operativen Tagesgeschäft und behältst die Termine und administrativen Aufgaben alle im Blick. Möchtest du diese Veränderung maßgeblich mitgestalten? Dann bist du bei uns genau richtig!

Die Stelle im Überblick

Unterstützung der Projektleitung: Du recherchierst Informationen, erstellst Präsentationen und Analysen und stellst sicher, dass alle Dokumente den Compliance‑ und Qualitätsstandards der Charité entsprechen

Administration & Office‑Organisation: Du koordinierst Termin‑ und Raumbuchungen, bereitest Besprechungsräume vor, verwaltest Büroinventar und Verbrauchsmaterial sowie nimmst die Versionierung, Archivierung und Ablage von Projektunterlagen vor

Event‑ & Reise‑Management: Du planst und organisierst Veranstaltungen, kümmerst dich um Reiseanträge, Buchungen und die Abstimmung mit externen Dienstleistern

HR‑ & On‑/Off‑Boarding: Du begleitest Einstellungsvorgänge, koordinierst On‑ und Off‑Boardings, überwachst Urlaubs‑ und Projektzeitpläne

Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du betreust die Projekt‑Postfächer, bist erste Ansprechperson für allgemeine Anfragen und pflegst darüber hinaus auch die KIS-Intranetseite

Danach suchen wir

Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Gesundheitsmanagement/-wissenschaften, Verwaltungs-, Betriebswirtschaft bzw. gleichwertiges Studium oder eine vergleichbare abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung mit entsprechender Berufserfahrung

Du hast eine umfangreiche, nachgewiesene Berufserfahrung, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung und/oder im universitären Arbeitsumfeld, in einer Gesundheitseinrichtung, Klinik, einem Verband oder Großkonzern

Außerdem bist du erfahren in der Steuerung komplexer Organisations-, Personal- und Beschaffungsprozesse sowie im Umgang mit Verträgen, Anträgen und Fristen

Eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise gepaart mit einem hohen Maß an Flexibilität, Belastbarkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus

Du verfügst über sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office), idealerweise auch über Kenntnisse in SAP-BW und JIRA/Confluence

Diskretion, Belastbarkeit und ein verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen zeichnen dich ebenso aus, auch in einem dynamischen und anspruchsvollen Projektumfeld

Sehr gute Deutschkenntnisse (auf muttersprachlichem Niveau) und Englischkenntnisse (C1-Level) runden dein Profil ab

Das bringt die Charité mit

Innovative Projekte mit großem gesellschaftlichen Impact

Weiterbildungsmöglichkeiten für deine persönliche und berufliche Entwicklung

Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten

Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - hier findest du weitere Informationen

Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge

Sicherer Ar