Sekretär des Klinikdirektors (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

Dienstzeiten, Abwesenheiten und Dienstpläne für den ärztlichen und medizinisch-technischen Dienst erfassen, koordinieren und zuverlässig aktuell halten

Dienstzeitmodelle und Dienstzeitregelungen (DZR) unter Berücksichtigung sich verändernder gesetzlicher und tariflicher Vorgaben mitgestalten und weiterentwickeln

Die Urlaubsplanung für den ärztlichen und medizinisch-technischen Dienst koordinieren und unterschiedliche Anforderungen sicher zusammenführen

Personaladministration und Personalcontrolling verantworten – von Stellenübersichten und Stellenausschreibungen bis zu Einstellungs- und Austrittsformalitäten

Neue Kolleg:innen organisatorisch beim Start in der Klinik begleiten – von Softwarezugängen und Zimmerzuordnung über digitale Unterschriften und Einarbeitungsunterlagen bis hin zu Thoskakarte, Schlüsseln und Telefon

Doktorand:innen, PJ-Studierende und Famulant:innen bei Anfragen, Verträgen und organisatorischen Themen betreuen

Die Lehrkoordination der Klinik unterstützen und damit einen wichtigen Beitrag zu reibungslosen Abläufen in Studium und Lehre leisten

Als zentrale Ansprechperson im Sekretariat der Oberärzt:innen agieren und administrative Anliegen zuverlässig koordinieren

Das Chefsekretariat vertreten sowie Telefon- und E-Mail-Anfragen professionell bearbeiten und daraus entstehende Aufgaben konsequent nachhalten

Die Verantwortung für Schlüssel, Postfächer, Diensttelefone und SIM-Karten sowie Raumbelegungen der Klinik übernehmen und dabei jederzeit den Überblick behalten

Darauf kommt es uns an:

Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich – idealerweise in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld

Eine eigenständige, vorausschauende und ausgesprochen strukturierte Arbeitsweise – auch wenn sich Prioritäten kurzfristig verändern

Gutes Verständnis für administrative Prozesse, Personalorganisation und koordinative Zusammenhänge

Sicherer Umgang mit Microsoft Office; Kenntnisse in SAP/PEP sind von Vorteil

Verbindliche, souveräne und serviceorientierte Kommunikation über unterschiedliche Berufsgruppen und Hierarchieebenen hinweg

Ein ausgeprägtes Gespür dafür, Informationen zusammenzuführen, Aufgaben nachzuhalten und frühzeitig zu erkennen, was als Nächstes gebraucht wird

Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen – mit Blick für Details und das große Ganze

Wir bieten noch mehr:

Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.

Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.

Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.

Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E5 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 250/2026

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.