Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Sie haben Freude an administrativen Aufgaben, behalten auch bei vielfältigen Themen den Überblick und arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen? Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten strukturiert und zuverlässig und haben Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten?

Dann freuen wir uns auf Sie!

Für unsere Malteser Dienststelle in Weißenfels suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet einen Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit mit 25 Wochenstunden.

Die Malteser engagieren sich in Weißenfels und Umgebung in zahlreichen sozialen und rettungsdienstlichen Bereichen – unter anderem im Rettungsdienst, Katastrophenschutz, Fahrdienst, Sanitätsdienst, in der Erste-Hilfe-Ausbildung, im Hausnotruf, in der Schulbegleitung, der Hospiz- und Trauerbegleitung sowie in verschiedenen Angeboten für Seniorinnen und Senioren.

Als Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) sorgen Sie im Hintergrund dafür, dass die organisatorischen Abläufe zuverlässig funktionieren und unsere haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden ihre Aufgaben gut erfüllen können. Dabei sind Sie eine wichtige Ansprechperson für unsere Kunden und Mitarbeitenden.

Ihre Aufgaben:

Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten

Unterstützung der Dienststellenleitung und der Fachbereiche bei organisatorischen Aufgaben

Freundliche und kompetente Ansprechperson für Kunden, Mitarbeitende und Führungskräfte

Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen

Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Daten und Unterlagen

Vorbereitung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten

Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Terminen und Abläufen

Administrative Unterstützung im Bereich der Erste-Hilfe-Ausbildung

Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern

Unterstützung bei der Umsetzung und Nachhaltung organisatorischer Prozesse

Mitgestaltung und Weiterentwicklung bestehender Verwaltungs- und Organisationsabläufe

Unterstützung bei der Einführung und Optimierung digitaler Prozesse

Das bieten wir:

Eine unbefristete Tätigkeit in Teilzeit mit 25 Wochenstunden

Eine Vergütung nach AVR-Caritas Ost 8/1 Anlage 3

Eine betrieblicher Altersvorsorge

Eine umfassende und qualifizierte Einarbeitung

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit

Ein engagiertes und kollegiales Team

Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Raum für eigene Ideen und die aktive Mitgestaltung von Arbeitsabläufen

Diverse Rabatte und Gutscheine im Vorteilsportal für Malteser-Mitarbeitende

Gesundheitsförderung im Rahmen der „Initiative Gesunder Betrieb“ (i-gb)

Eine wertschätzende und teamorientierte Unternehmenskultur

Eine sinnstiftende Tätigkeit im sozialen Umfeld

Was wir uns vorstellen:

Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

Idealerweise erste Berufserfahrung im Bereich Verwaltung, Büroorganisation oder Kundenservice

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben

Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise

Gute Kommunikationsfähigkeit und freundliches, sicheres Auftreten

Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten

Gewissenhafte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein

Freude an der Zusammenarbeit im Team

Sicherer Umgang mit MS Office 365

Bereitschaft zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Interesse an der Mitgestaltung und Optimierung