Koordinatorin des Klinikdirektors (m/w/d)

Gemeinsam Psychatrie gestalten – mit Organisationstalent und Überblick

Die Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie am Universitätsklinikum Jena verbindet moderne psychatrische und psychotherapeutische Behandlung mit universitärer Medizin, Lehre und Forschung. In unserem multiprofessionellen Umfeld arbeiten unterschiedliche Berufsgruppen eng zusammen, um Patientinnen und Patienten individuell und ganzheitlich zu versorgen.

Als Koordinatorin des Klinikdirektors (m/w/d) übernehmen Sie dabei eine zentrale organisatorische Schnittstellenfunktion. Sie halten Termine und Abläufe zusammen, koordinieren unterschiedliche Anforderungen und unterstützen die Klinikleitung bei der Umsetzung organisatorischer und strategischer Aufgaben. Dabei sind Sie mit vielen Bereichen innerhalb und außerhalb der Klinik im Austausch und tragen wesentlich dazu bei, dass die täglichen Abläufe zuverlässig und strukturiert funktionieren.

Das sind Ihre Aufgaben:

Termin- und Organisationsmanagement: Eigenständige und vorausschauende Koordination des Kalenders des Klinikdirektors sowie Planung und Vorbereitung von Sprechstunden, Besprechungen, Konferenzen und weiteren dienstlichen Terminen. Dabei behalten Sie Prioritäten, kurzfristige Änderungen und unterschiedliche Anforderungen im Blick.

Medizinische und administrative Koordination: Erstellung und Bearbeitung von Arztbriefen, Gutachten, Stellungnahmen und weiteren medizinischen Schriftstücken. Sie koordinieren Gutachten und patientenbezogene Vorgänge, unterstützen die Privatambulanz und übernehmen die erforderliche Fristen- und Dokumentationskontrolle.

Koordination von Sekretariat und Personalprozessen: Sie koordinieren die Arbeitsabläufe im Sekretariat und Funktionsdienst, unterstützen bei Personaleinsatzplanung, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung und sorgen für einen verlässlichen Informations- und Kommunikationsfluss.

Prozess-, Vertrags- und Kooperationsmanagement: Sie unterstützen die Klinikleitung bei der Weiterentwicklung von Arbeits- und Organisationsprozessen sowie bei Vertrags- und Kooperationsangelegenheiten. Dazu gehören die Abstimmung mit internen und externen Partnern, die Vorbereitung von Unterlagen und die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen.

Darauf kommt es uns an:

Abgeschlossene einschlägige dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen, medizinischen oder verwaltungsbezogenen Bereich, z. B. als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/r bzw. eine vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung in einer medizinischen Einrichtung, einem Krankenhaus oder einem vergleichbaren Umfeld, z. B. im Hochschul- oder Wissenschaftssystem, in der Direktionsassistenz oder als Assistenz der Geschäftsleitung

Fundierte Kenntnisse der medizinischen Fachterminologie

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Sprachniveau mind. C1)

Sicherer Umgang mit MS Office und den im Krankenhaus eingesetzten IT-Systemen

Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe und Termine

Kenntnisse im Umgang mit Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen

Ausgeprägtes Organisationsvermögen, hohe kommunikative Kompetenz und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise

Souveränes Auftreten, Diskretion und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen

Wir bieten noch mehr:

Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch V