Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

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Firma: medermis clinics GmbH

UNTERNEHMENS-ID: 98182721

Stellenausschreibungs-URL:

Karrierestufe

Berufserfahren

Beschäftigungsverhältnis

Vollzeit

Tätigkeitsbereich

Verwaltung

Branchen

Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen

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Aufgaben

Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf unseres Head Offices in München und unterstützen die Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend im Tagesgeschäft. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft

Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen

Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und weiteren Unterlagen

Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen

Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen

Koordination und Bearbeitung organisatorischer Anliegen von Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Führungskräften, Besucher:innen und externen Partnern

Koordination externer Dienstleister sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Organisationsbetriebs

Unterstützung der Unternehmensbereiche und Standorte bei organisatorischen und administrativen Anliegen

Eigenständige Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Übernahme ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Profilanforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein vergleichbares Studium oder eine gleichwertige Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene

Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten eigenständig zu setzen

Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative

Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten

Hohe Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen

Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine lösungsorientierte Arbeitsweise

Bereitschaft zur täglichen Präsenz in unserem Head Office in München; mobiles Arbeiten ist in dieser Position nur in Ausnahmefällen möglich

Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams

Warum wir?

Verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit abwechslungsreichen Aufgaben und großem Gestaltungsspielraum

Attraktiver Arbeitsplatz in einer krisenfesten Zukunftsbranche in einem stark aufgestellten und dynamisch wachsenden Gesundheitsunternehmen

Kollegiale und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien: kurze Entscheidungswege, enger Austausch mit dem Management, im Team und Zusammenarbeit mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen

Leistungsgerechte und attraktive Vergütung

Moderne Arbeitsbedingungen mit hoher Flexibilität: 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. frei, flexible Arbeitszeiten

Weitere Benefits: Unternehmensfitness-Angebote von EGYM Wellpass, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, Bikeleasing, Mobilitätszuschuss

Einsatzort

medermis clinics GmbH

Prinzregentenstraße 120,