Koordinator des Klinikdirektors (m/w/d)

Koordinatorin des Klinikdirektors (m/w/d)

Wir sind Thüringens einziges Universitätsklinikum.

Patientenversorgung, Forschung und Lehre gehen hier Hand in Hand. In unseren 32 Kliniken und Polikliniken versorgen wir jährlich mehr als 520.000 Patientinnen und Patienten. Deren Zufriedenheit ist unser Ziel. Dafür arbeiten unsere über 7.000 Mitarbeitenden jeden Tag.

Gemeinsam Psychatrie gestalten – mit Organisationstalent und Überblick

Die Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie am Universitätsklinikum Jena verbindet moderne psychatrische und psychotherapeutische Behandlung mit universitärer Medizin, Lehre und Forschung. In unserem multiprofessionellen Umfeld arbeiten unterschiedliche Berufsgruppen eng zusammen, um Patientinnen und Patienten individuell und ganzheitlich zu versorgen.

Koordinatorin des Klinikdirektors (m/w/d)

Als Koordinatorin des Klinikdirektors (m/w/d) übernehmen Sie dabei eine zentrale organisatorische Schnittstellenfunktion. Sie halten Termine und Abläufe zusammen, koordinieren unterschiedliche Anforderungen und unterstützen die Klinikleitung bei der Umsetzung organisatorischer und strategischer Aufgaben. Dabei

Darauf können Sie zählen:

zukunftssicherer Arbeitsplatz

kostenlose Fortbildungen

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

30 Urlaubstage

Gesundheitsprogramme

Sportprogramme

Produktvergünstigungen

Familienbüro

betrieblich unterstützte Kita

Hilfe bei der Wohnungssuche

Kantine

Unternehmensevents

Das sind Ihre Aufgaben:

Termin- und Organisationsmanagement: Eigenständige und vorausschauende Koordination des Kalenders des Klinikdirektors sowie Planung und Vorbereitung von Sprechstunden, Besprechungen, Konferenzen und weiteren dienstlichen Terminen. Dabei behalten Sie Prioritäten, kurzfristige Änderungen und unterschiedliche Anforderungen im Blick.

Medizinische und administrative Koordination: Erstellung und Bearbeitung von Arztbriefen, Gutachten, Stellungnahmen und weiteren medizinischen Schriftstücken. Sie koordinieren Gutachten und patientenbezogene Vorgänge, unterstützen die Privatambulanz und übernehmen die erforderliche Fristen- und Dokumentationskontrolle.

Koordination von Sekretariat und Personalprozessen: Sie koordinieren die Arbeitsabläufe im Sekretariat und Funktionsdienst, unterstützen bei Personaleinsatzplanung, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung und sorgen für einen verlässlichen Informations- und Kommunikationsfluss.

Prozess-, Vertrags- und Kooperationsmanagement: Sie unterstützen die Klinikleitung bei der Weiterentwicklung von Arbeits- und Organisationsprozessen sowie bei Vertrags- und Kooperationsangelegenheiten. Dazu gehören die Abstimmung mit internen und externen Partnern, die Vorbereitung von Unterlagen und die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Fristen.

Darauf kommt es uns an:

Abgeschlossene einschlägige dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen, medizinischen oder verwaltungsbezogenen Bereich, z. B. als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte/r bzw. eine vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung in einer medizinischen Einrichtung, einem Krankenhaus oder einem vergleichbaren Umfeld, z. B. im Hochschul- oder Wissenschaftssystem, in der Direktionsassistenz oder als Assistenz der Geschäftsleitung

Fundierte Kenntnisse der medizinischen Fachterminologie

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Sprachniveau mind. C1)

Sicherer Umgang mit MS Office und den im Kr