Referentin/Assistentin/Sekretärin der Klinikdirektion (m/w/d)

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patienten ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Verwaltung

Vollzeit

Referentin/Assistentin/Sekretärin der Klinikdirektion (m/w/d)

ST-53027

In der Medizinischen Klinik und Poliklinik II (Kardiologie, Pneumologie, Angiologie und internistische Intensivmedizin), Herzzentrum des Universitätsklinikums Bonn ist in der Klinikdirektion zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Referentin/Assistentin/Sekretärin der Klinikdirektion (m/w/d)

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Als engagierte, freundliche und souveräne Persönlichkeit unterstützen Sie den Klinikdirektor und arbeiten ihm direkt zu. Dabei sind Sie ein wichtiges Bindeglied zwischen der Klinikdirektion und allen internen und externen Ansprechpartner*innen (z. B. Dekanat, Gremien, Vorstand, Kliniken, Pharmaunternehmen, Einweiser etc.).

Ihre Aufgaben

Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Klinikdirektion/des Chefarztsekretariats

Administrative Aufgaben im Rahmen der Krankenversorgung und im Bereich Forschung und Lehre

Bearbeitung von Personalmaßnahmen für Ärzt*innen, wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter*innen

Kontrolle von Drittmittelkonten

Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache) im Chef- und Oberarztsekretariat

Unterstützung bei der Erstellung von Arztbriefen, Zeugnissen sowie Schreiben nach Diktat

Bestellwesen und Rechnungserstellung (Sektionen, Gutachten, Gerichtstermine)

Vertretung im Oberarztsekretariat

Ihr Profil

Eine (vorzugsweise im Krankenhaus) abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor ist zwingend erforderlich: z.B. Medizinische*r Fachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Stellung

Eine selbständige, sorgfältige sowie strukturierte Arbeitsweise, ein loyales Verhalten und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Diskretion

Souveränität und Verbindlichkeit im persönlichen Kontakt und am Telefon

Dienstleistungsorientiertes Handeln und diplomatisches Geschick

freundliches Auftreten, ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent

Formulierungssicherheit, gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse

sicherer Umgang in moderner Datenverarbeitung (MS Office, MS Outlook, ORBIS-MED)

Flexibilität und Belastbarkeit sowie Sensibilität im Umgang mit u