Assistent*in der Institutsleitung (m/w/d)

Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in Gesundheitsberufen ausgebildet. Mit rund 9.900 Beschäftigten ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber in der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der Focus-Klinikliste belegt das UKB Platz 1 unter den Universitätsklinika in NRW und weist unter den Universitätsklinika bundesweit den zweithöchsten Case-Mix-Index (Fallschweregrad) auf. 2024 konnte das UKB knapp 100 Mio. € an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre einwerben. Das F.A.Z.-Institut zeichnete das UKB im vierten Jahr in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion“ und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber“ aus.

Im Institut für Klinische Herz-Kreislaufforschung des Universitätsklinikums Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) zu besetzen:

Assistent*in der Institutsleitung (m/w/d)

Die Stelle ist zunächst auf 5 Jahre befristet zu besetzen mit der Option der Verlängerung bzw. unbefristeten Anstellung.

Als engagierte, freundliche und souveräne Persönlichkeit unterstützen Sie die Institutsleitung und arbeiten ihr direkt zu. Dabei sind Sie ein wichtiges Bindeglied zwischen der Direktion und allen internen und externen Ansprechpartnern (z. B. Dekanat, Gremien, Vorstand, Kliniken, Pharmaunternehmen, Einweiser etc.).

Ihre Aufgaben:

Organisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft der Institutsdirektion

Administrative Aufgaben im Rahmen der Krankenversorgung und im Bereich Forschung und Lehre: Bearbeitung von Personalmaßnahmen wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter sowie die Kontrolle von Drittmittelkonten

Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen

Mitarbeit, eigenständige Koordination oder Übernahme von internen und abteilungsübergreifenden Projekten des Instituts

Vorbereitung und Unterstützung bei der Planung von Lehrveranstaltungen, Koordination klinikinterner Fort- und Weiterbildungen

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, selbstständige Erledigung der Korrespondenzen (Telefonannahme, Büroorganisation, Terminplanung, schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache)

Unterstützung bei der Erstellung von Arztbriefen, Zeugnissen sowie Schreiben nach Diktat

Bestellwesen und Rechnungserstellung

Ihr Profil:

Eine abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitssektor, vorzugsweise im Krankenhaus, ist zwingend erforderlich: z.B. Medizinische*r Fachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine mehrjährige Tätigkeit in vergleichbarer Stellung

Eine selbständige, sorgfältige sowie strukturierte Arbeitsweise, ein loyales Verhalten und eine hohe Leistungsbereitschaft sowie Diskretion

Souveränität und Verbindlichkeit im persönlichen Kontakt und am Telefon

Dienstleistungsorientiertes Handeln und diplomatisches Geschick

freundliches Auftreten, ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent

Formulierungssicherheit, gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Englischkenntnisse

sicherer Umgang in moderner Datenverarbeitung (MS Office, MS Outlook, ORBIS-MED)

Flexibilität und Belastbarkeit

Freude an eigenständigem und verantwortungsvollem Arbeiten

Wir bieten:

Verantwortungsvoll un