Mitarbeiter Sekretariat Berufungsmanagement (m/w/d)

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Firma: Universitätsklinikum Jena

UNTERNEHMENS-ID: 12480404

Stellenausschreibungs-URL:

Karrierestufe

Berufserfahren

Beschäftigungsverhältnis

Teilzeit

Tätigkeitsbereich

Gesundheitswesen, Verwaltung und Allgemeine Unternehmensführung

Branchen

Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen, Öffentliches Gesundheitswesen und Hochschulen und Universitäten

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Am Universitätsklinikum Jena unterstützen Sie das Berufungsmanagement bei der organisatorischen Gestaltung von Berufungsverfahren – damit sorgen Sie dafür, dass anspruchsvolle akademische Prozesse strukturiert, professionell und zuverlässig umgesetzt werden. Sie begleiten Berufungsverfahren mit hoher Eigenverantwortung, organisatorischem Feingefühl und einem sicheren Blick für Prioritäten, Abläufe und Details. Dabei koordinieren Sie relevante Termine und Prozesse, bereiten erforderliche Unterlagen auf und unterstützen die Kommunikation mit internen sowie externen Beteiligten auf professionellem Niveau.

Freuen Sie sich auf eine vielseitige Position in einem dynamischen universitätsmedizinischen Umfeld, in der Organisationstalent, Diskretion, vorausschauendes Arbeiten und ein souveräner Umgang mit komplexen Abläufen entscheidend zum Erfolg akademischer Berufungsverfahren beitragen.

Das sind Ihre Aufgaben:

Unterstützung des Berufungsmanagements in administrativen und organisatorischen Belangen sowie Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Symposien einschließlich Vor- und Nachbereitung

Selbstständige Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten in deutscher und ggf. englischer Sprache – präzise, adressatengerecht, zuverlässig und verantwortungsbewusst

Unterstützung akademischer Abläufe und organisatorischer Prozesse im Berufungsmanagement

Pflege digitaler Dokumentationssysteme sowie Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen und Berichten

Mitwirkung an qualitätssichernden Prozessen im Berufungsmanagement

Darauf kommt es uns an:

Abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise auf dem Gebiet der Bürokommunikation / des Büromanagements

Erfahrungen in Verwaltungsprozessen von Vorteil

Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Assistenz oder administrativer Koordination

Kenntnisse universitärer Strukturen sowie der Hochschulmedizin sind von Vorteil

Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Diskretion

Kommunikationsstärke sowie ein sicheres, freundliches und wertschätzendes Auftreten

Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalem Büromanagement

Grundkenntnisse in EGOTEC von Vorteil

Sehr gute Deutschkenntnisse in Schrift und Sprache

Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Wir bieten noch mehr:

Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.

Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.

Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.

Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

Kennziffer: 172/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt.