Verwaltungsmitarbeiter∗in im Sekretariat (w/m/d)

Verwaltungsmitarbeiter∗in im Sekretariat (w/m/d)

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 32.200 Studierenden und 9.540 Mitarbeiter∗innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher∗innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Am Geographischen Institut der Universität Heidelberg ist in der Professur für Hydrogeographie und Klimatologie folgende Stelle im Umfang von 50% der wöchentlichen Arbeitszeit (19,75 Wochenstunden) zum 1. August 2026 unbefristet zu besetzen:

Verwaltungsmitarbeiter∗in im Sekretariat (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

Eigenständige Wahrnehmung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insbesondere Kalenderführung und Terminkoordination, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie Unterstützung bei der Verwaltung von Aversum und Drittmittelprojekten

Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Abläufen im Institutsbetrieb, einschließlich Abstimmung mit internen und externen Schnittstellen

Mitarbeit bei der Personalverwaltung (z. B. Erstellen von Einstellung- und Weiterbeschäftigungsanträgen für Hilfskräfte)

Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln der Professur, Bearbeiten von Rechnungen und Einholen von Kostenvoranschlägen

Unterstützung bei administrativen Prozessen im Rahmen der Lehrplanung und -verwaltung (z.B. Eingabe und Pflege der Lehrveranstaltungen im Verwaltungssystem, Logistik von Exkursionen)

Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Instituts (z. B. Organisation und Koordination des nichtwissenschaftlichen Teils von nationalen und internationalen Konferenzen, Kommunikation)

Unterstützung von internationalen Gastwissenschaftler∗innen (z.B. Beratung und Hilfestellung bei der Anreise und während des Aufenthaltes)

Ihr Profil:

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache (z.B. Französisch oder Spanisch) sind von Vorteil

Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung sowie Berufserfahrung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich oder vergleichbare Qualifikation

Erfahrung in der selbstständigen Organisation administrativer Abläufe

Strukturierte, eigenständige, verantwortungsbewusste und zuverlässige Arbeitsweise, hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit

Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen

Gute Kenntnisse in der Finanz- und Mittelverwaltung

Grundkenntnisse der Studienorganisation und der Personalverwaltung

Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabenfelder

Wir bieten:

Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeiten und angenehme Arbeitsatmosphäre

Interessantes, internationales Arbeitsumfeld

Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung zur Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung durch das interne Bildungsprogramm der Universität Heidelberg

Vielfältige sonstige universitäre Angebote (Job-Ticket, Hochschulsport, etc.)

Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, etc.) bis zum 01.07.2026 ausschließlich elektronisch in einer PDF-Datei per E-Mail an Lucas Menzel () senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informatione