Zahnmedizinische Verwaltungsangestellte (ZMV) Kieferorthopädie, Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) für die Verwaltung oder Dentale Fachwirtin (m/w/d)

Wir suchen eine engagierte, organisierte und teamfähige Verwaltungsangestellte (m/w/d) für unsere kieferorthopädische Fachpraxis. In dieser Rolle sind Sie das organisatorische Herzstück unserer Praxis und tragen wesentlich zum Gelingen der Praxis bei.

Stellenbeschreibung

Ihre Aufgaben

Patientenverwaltung: Terminplanung, Terminbestätigung und Patientenaufnahme

Abrechnungsverwaltung: Erstellen des Tagesprofils, Abrechnung von Kassen- und Privatleistungen mit Versicherungen und Patienten, Anlegen von Ratenvereinbarungen, Erstellen der Schlussrechnung

Rechnungswesen: Rechnungserstellung, Mahnwesen und Zahlungsverfolgung

Dokumentation: Verwaltung von Patientenakten (digital) unter Beachtung des Datenschutzes, Kontrolle der Einträge auf Vollständigkeit

Korrespondenz: Schriftverkehr mit Patienten, Versicherungen und Partnerzahnärzten

Telefonmanagement: Annahme und Weitergabe von Anrufen, Patientenberatung

Empfangsbetreuung: Freundliche und professionelle Begrüßung und Betreuung von Patienten

Praxisorganisation: Unterstützung bei der allgemeinen Verwaltung und Büroorganisation. Richten von Besprechungen, Kontrolle der fristgerechten Herstellung der Laborarbeiten, Kontrolle der Zeiterfassung inklusive Erfassung von Krankheitstagen, Freizeitausgleich und Urlaubsplanung

Teamführung: Moderieren des morgendlichen Teams; Ansprechperson und Mittlerin bei Konflikten

Qualifikationen

Erforderlich

• Abgeschlossene Ausbildung als Zahnmedizinische Fachangestellte, idealerweise Verwaltungsangestellte oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung in der Zahnarztpraxis oder medizinischen Verwaltungen (mindestens 1–2 Jahre). Idealerweise Erfahrung mit kieferorthopädischer Abrechnung.
• Sicherer Umgang mit Abrechnungssystemen (kieferorthopädisch oder zahnmedizinisch)
• Gute EDV-Kenntnisse (Praxisverwaltungssoftware. Wir arbeiten mit Ivoris von Computer Konkret als PVS, Microsoft office)

Datenschutz und Schweigepflicht verstanden und gelebt

Wünschenswert:

Erfahrung in Kieferorthopädie

Kenntnisse von außervertraglichen- bzw. Zusatzleistungen bzw. Mehrkostenleistungen (AVLs bzw. ZL).

Gerne Mehrsprachigkeit

• Zertifizierungen im Bereich medizinische Verwaltung
• Anforderungen und Kompetenzen
• Hohe Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Verantwortungsbewusstsein
• Freundliches Auftreten gegenüber Patienten
• Genauigkeit bei der Datenverarbeitung und Dokumentation
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein bezüglich Datenschutz (DSGVO)
• Stressresistenz und Flexibilität
• Lernbereitschaft für neue Systeme und Prozesse
• Spaß an der Arbeit mit Menschen

Eintrittstermin

1.9.2026 bis 1.1.2027

Beschäftigungsart

Vollzeit | Teilzeit

• 30-40 Stunden pro Woche
• Arbeitszeiten: nach Absprache z.B.: Mo-Do 8.00 Uhr – 18:00 Uhr, mit Pausen | Optional: Fr 8.00 Uhr – 12.00 Uhr

Gehaltsangabe

3.600 – 4.000 € für eine volle Stelle

plus Arbeitgeberzulagen

Weihnachts- und Sommerbonus in Höhe eines Monatsgehaltes

Betriebliche Altersvorsorge 100 € mtl.

Regiokarte

• Hansefit
• Bewerbung
• Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen ein:
• Anschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse und Zertifikate
• Foto (optional)

Kontakt

E-Mail: praxis@wanura-frucht.de oder schriftlich an Praxis wanura+frucht, Käthe-Kollwitz-Str. 18, 79111 Freiburg

Häufig gestellte Fragen | FAQ

Bewerbung und Einstellung

Wann kann ich mit der Arbeit beginnen?

Das hängt von Ihrer aktuellen Situation ab. Üblich sind 4-8 Wochen Kündigungsfrist beim bisherigen Arbeitgeber. Gerne sprechen wir mit Ihnen über einen individuellen Starttermin, welcher die Belange von Ihnen, Ihrem bisherigen Arbeitgeber und uns berücksichtigt.

Ist eine Probezeit vorgesehen?

Ja, es gibt eine 6-monatige Probezeit, in der beide Seiten den Vertrag mit 2-wöchiger Frist kündigen können. Dies ist völlig normal und gibt beiden Seiten Zeit zum gegenseitigen Kennenlernen.

Kann ich flexibel arbeiten?

Die Arbeitszeiten sind grundsätzlich festgelegt (Mo–Fr, 8:00–17:00 Uhr). Je nach Bedarfslage und nach Einarbeitung können wir kleine Flexibilisierungen besprechen.

Kann ich auch Teilzeit arbeiten?

Ja! Wir bieten Teilzeitpositionen an (z. B. 20, 25 oder 30 Stunden pro Woche). Bitte geben Sie Ihre Wunschstundenanzahl in der Bewerbung an.

Aufgaben und Arbeitsalltag

• Ist die Arbeit monoton?
• Nein! Die Aufgaben sind sehr abwechslungsreich. Sie arbeiten mit Patienten, kommunizieren mit Versicherungen, organisieren Termine, bearbeiten Abrechnungen und tragen zur Praxisorganisation bei. Jeder Tag bringt neue Herausforderungen!
• Wie viel Zeit verbringt man am Telefon?
• Der Telefonanteil beträgt etwa 20–30% der Arbeitszeit. Das ist ein wichtiger Teil des Jobs, da Sie das erste Ansprechpersonal für Patient/innen sind. Wir trainieren Sie darin, freundlich und professionell zu kommunizieren.
• Muss ich mit Zahlungsausfällen umgehen?
• Ja, das Mahnwesen und die Zahlungsverfolgung gehören zu Ihren Aufgaben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie höflich und professionell damit umgehen. In schwierigen Fällen unterstützen wir Sie.
• Wie viel Patientenkontakt gibt es?
• Der Patientenkontakt beträgt etwa 30–40% der Arbeitszeit. Sie empfangen Patienten, begrüßen sie freundlich und helfen ihnen bei organisatorischen Fragen. Das ist ein wichtiger und erfüllender Teil des Jobs!

Anforderungen und Qualifikationen

• Ich habe keine Erfahrung in einer Zahnarztpraxis. Kann ich mich trotzdem bewerben?
• Ja! Wenn Sie Erfahrung in medizinischen oder administrativen Bereichen haben und die grundlegenden Qualifikationen erfüllen, ist das eine gute Basis. Wir werden Sie gerne einarbeiten und in die Besonderheiten einer Zahnarztpraxis einführen.
• Wie wichtig ist Erfahrung in Kieferorthopädie?
• Nicht zwingend erforderlich, aber von Vorteil. Wenn Sie bereits Erfahrung in Kieferorthopädie haben, können Sie schneller produktiv mitarbeiten. Haben Sie diese Erfahrung nicht, werden Sie sie bei uns aufbauen.
• Welche Praxisverwaltungssoftware sollte ich kennen?
• Idealerweise haben Sie Erfahrung mit Ivoris von Computer Konkret. Aber: Spezifische Softwarekenntnisse können wir beibringen, wenn Sie die grundlegenden Prinzipien von Praxisverwaltung verstehen.
• Wie wichtig ist Mehrsprachigkeit?
• Mehrsprachigkeit (z. B. Englisch) ist von Vorteil; sie ist aber nicht zwingend erforderlich.
• Muss ich eine Zahnmedizinische Verwaltungsangestellte sein oder reicht eine kaufmännische Ausbildung?
• Beide sind willkommen! Eine Ausbildung zur Zahnmedizinischen Verwaltungsangestellten ist ideal, aber auch kaufmännische Ausbildungen (z. B. Kauffrau für Bürokommunikation, Sekretärin) mit Praxiserfahrung sind völlig ausreichend.

Abrechnungsthemen

Wie schwierig ist die Kassenabrechnung?

Die Kassenabrechnung ist strukturiert und erlernbar. Nach einer gründlichen Einarbeitung (etwa 6-8 Wochen) werden Sie beginnen eigenständig damit umzugehen. Die KZV (Kassenzahnärztliche Vereinigung) bietet zudem regelmäßige Schulungen an.

Was sind Mehrkostenvereinbarungen?

Mehrkostenvereinbarungen oder Zusatzleistungen entsprechen den in der Medizin üblichen IGeL-Leistungen. IGeL steht für „Individuelle Gesundheitsleistungen“ – das sind Leistungen, die nur zum Teil oder nicht von der Krankenkasse übernommen werden und direkt mit dem Patienten abgerechnet werden (z. B. hochwertige Materialien, implantatgestützte Apparaturen). Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese korrekt dokumentieren und abrechnen.

Gibt es regelmäßige Schulungen zu Abrechnungsthemen?

Ja! Wir sind ein kleines Team mit kurzen Wegen. Die meisten Fragen können unmittelbar besprochen werden. Darüber hinaus ermutigen wir Sie zur Teilnahme an Fortbildungen. Wir übernehmen die Kosten für relevante Fort- und Weiterbildungen.

Datenschutz und Schweigepflicht

• Wie ernst ist das Thema Datenschutz?
• Sehr ernst! Sie arbeiten mit hochsensiblen Patientendaten (DSGVO-relevant). Wir schulen Sie in die Datenschutzrichtlinien ein, und Sie unterzeichnen eine Verschwiegenheitsverpflichtung.
• Was bedeutet Schweigepflicht konkret?
• Das bedeutet, dass Sie über keine Informationen aus der Praxis sprechen – nicht mit Familie, Freunden oder in sozialen Medien. Das gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Bruch der Schweigepflicht hat ernsthafte rechtliche Konsequenzen.
• Welche Patientendaten darf ich einsehen?
• Verwaltungsangestellte haben Sie Zugriff auf alle administrativen und abrechnungsbezogenen Daten.

Team und Arbeitsumfeld

Wie ist das Team?

Unser Team ist freundlich, hilfsbereit und professionell. Wir sehen uns als Team, nicht als Konkurrenten. Es gibt regelmäßige Teambesprechungen und Weiterbildungen und gemeinsame Unternehmungen (Praxisausflüge, Weihnachtsessen). Neue Mitarbeiter werden wohlwollend aufgenommen und integriert.

Wie lange arbeiten die anderen Mitarbeiter schon in der Praxis?

Das variiert. Die meisten unserer Mitarbeiter sind schon mehrere Jahre bei uns, was für eine stabile Teamkultur spricht. Es gibt auch jüngere Mitarbeiter, die neu in die Praxis gekommen sind.

Gibt es ein Mentoring oder Einarbeitung?

Ja! Sie erhalten strukturiertes Onboarding durch eine erfahrene Kollegin. Die Einarbeitungsphase dauert etwa zwei bis sechs Monate, je nach vorhandenen Kenntnissen. Danach sind Sie Ansprechperson für neue Mitarbeiter!

Ist der Ton in der Praxis professionell oder eher locker?

Beides! Wir sind professionell in unserer Arbeit, aber auch freundlich und humorvoll im Umgang miteinander. Das ist wichtig, um Stress abzubauen und die Patientenbetreuung entspannt zu gestalten.

Gibt es Konflikte oder schwierige Patienten?

Wie in jeder Praxis gibt es gelegentlich anspruchsvolle oder unzufriedene Patienten. Dafür schulen wir Sie in Konfliktmanagement und Deeskalation. In schwierigen Situationen unterstützen wir Sie immer und stehen Ihnen zur Seite.

Entwicklung und Aufstieg

Gibt es Aufstiegsmögli