Senior Referentin / Senior Referent (d/w/m) HR Operations (NUM)

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Arbeitszeit

Vollzeit

Eintrittsdatum

September 2026

Dauer der Anstellung

Befristet

Bewerbungsfrist

23.08.2026

Einsatzort Charité

Campus Charité Mitte; Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer

8008

Entgeltgruppe

E13

Arbeiten an der Charité

Die NUM-Koordinierungsstelle bildet den organisatorischen Kern des Netzwerks Universitätsmedizin (NUM), eines bundesweiten Netzwerks der 37 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Die Koordinierung des NUM liegt derzeit bei der Charité - Universitätsmedizin Berlin, die die Gesamtprojektleitung innehat und Sitz der Koordinierungsstelle ist.

Bis voraussichtlich 30.06.2027 wird das NUM weiterhin durch die Charité koordiniert. Parallel wird der Aufbau und die Überführung in eine eigenständige, institutionell durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt geförderte Organisationsstruktur mit ca. 100 Mitarbeitenden vorbereitet. Mit der Überführung der NUM Koordinierungsstelleaus der Charité in die NUM GmbH wird diese Stelle ebenfalls in die NUM GmbH übergehen.

Mit der Überführung verbunden ist der Aufbau einer eigenen, rechtssicheren und leistungsfähigen Personaladministration für die künftige NUM-Geschäftsstelle.

Für den Aufbau der künftigen NUM-Geschäftsstelle suchen wir eine erfahrene HR-Operations-Persönlichkeit zur Etablierung einer rechtssicheren, leistungsfähigen Personaladministration. Sie verantworten, in Zusammenarbeit mit der Teamleitung für die zentralen Services der GmbH, die Einführung digitaler HR-Tools, etablieren und testen administrative Prozesse mit Dienstleistern und steuern alle HR-Vorgänge entlang des Employee Lifecycles. Dabei agieren Sie als verlässliche, zentrale Schnittstelle zu Payroll, Führungskräften und Mitarbeitenden.

Die Stelle im Überblick

Sie übernehmen eine zentrale Aufbau- und Betriebsverantwortung für die Personaladministration der künftigen NUM-Geschäftsstelle. In der Aufbauphase definieren Sie gemeinsam mit internen Schnittstellen und externen Dienstleistern Prozesse, Rollen, Systemanforderungen, Datenflüsse, Vorlagen und Zuständigkeiten. Nach Einführung der Strukturen verantworten Sie deren laufenden Betrieb selbst: Sie steuern und bearbeiten die zentralen administrativen HR-Prozesse, sichern deren Qualität und entwickeln sie bedarfsgerecht weiter. Ein wesentlicher Bestandteil der Rolle ist die Einführung und fachliche Ausgestaltung eines HR-/Personaladministrationstools. Dazu gehören insbesondere Prozessaufnahme und Sollprozessdefinition, Rollen- und Rechtemodell, Workflows und Self-Service-Funktionen, Schnittstellen zu Payroll und weiteren Dienstleistern, Testfälle, Abnahme, Go-live-Vorbereitung sowie die Sicherstellung, dass die Prozesse ab Start funktionieren.

Die Stelle ist ausdrücklich nicht als reine Projekt-, Konzeptions-, Recruiting- oder Koordinationsrolle angelegt. Gesucht wird eine Person, die HR Operations ganzheitlich kennt, Personaladministration bereits praktisch ausgeführt hat und fachlich belastbare Prozesse aufbauen, in den Regelbetrieb überführen und im Alltag selbst steuern kann.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt zu Beginn auf dem Personalübergang von der Charité in die neue Organisationsstruktur. Dazu gehören die administrative Vorbereitung, die strukturierte Daten- und Dokumentenübernahme, die Klärung von Schnittstellen sowie die rechtssichere Abbildung von Besch